11 DICAS PRÁTICAS DE REDUÇÃO DE CUSTOS NA SUA EMPRESA

 

Redução de Custos na Sua Empresa

A redução de custos na sua empresa é um tema comum entre os empreendedores, principalmente em períodos de crise. Muitas empresas, que passam por problemas financeiros, agem precipitadamente e acabam demitindo os funcionários, sem pensar nas possíveis consequências.

Em algumas circunstâncias, o corte de colaboradores não resolve o impasse, pelo contrário, agrava ainda mais a situação. Nos casos mais otimistas, acoberta a falta de recursos, mas, posteriormente, ressurge com mais força. Isso acontece porque a diminuição de mão de obra interfere, não só na qualidade de produtos e serviços, como também no atendimento ao cliente.

Nessa conjuntura, é preciso buscar outras soluções, que aprimorem os procedimentos internos e contribuam com a organização como um todo.

Vale ressaltar que, muitas vezes, a necessidade de diminuir os custos pode ser um reflexo de uma administração ineficiente. Por isso, essa possibilidade deve ser avaliada periodicamente, assim como os mecanismos mais adequados para equilibrar o orçamento.

Análise de Processos

A otimização de procedimentos permite que a redução de custos na sua empresa aconteça de forma natural, melhorando a qualidade e diminuindo o tempo gasto nas atividades.

O primeiro passo para encolher os custos de uma corporação é mapear todos os procedimentos internos e também a rotina de atividades dos funcionários. Assim, é possível ter uma visão ampla de toda a operação.

Para executar essa etapa é fundamental que o gestor tenha conhecimento de todos os detalhes das tarefas desenvolvidas pela sua equipe. Caso seja necessário, peça um relatório de afazeres e atribuições ou converse individualmente com cada funcionário.

Não esqueça de acalmar os seus colaboradores, principalmente nesta fase de identificação do problema. Deixe claro que o principal objetivo é garantir a melhoria dos procedimentos e o crescimento da instituição.

Observe todos os detalhes, como retrabalhos, tempo gasto com cada operação, dificuldade das tarefas, custos e outros pontos que julgar importante para o processo de reconhecimento de falhas.

Definição de Metas de Redução

Estabelecer metas e objetivos é a melhor maneira de guiar e motivar a equipe a buscar os resultados.

Ao fazer o planejamento estratégico empresarial sempre destacamos o aumento de vendas como principal foco. Porém, a diminuição de gastos também deve estar no topo das prioridades, sobretudo nos momentos de adversidade.

O redesenho dos processos, o diagnóstico e a análise atual dos custos devem nortear a empresa para atingir as novas metas. Apresente o resultado para os funcionários e peça a colaboração de cada membro da equipe, afinal eles são os protagonistas dessa missão. Envolva o grupo e estipule metas de economia para algumas contas, como, por exemplo, de água, luz e gastos com materiais de escritório.

Para que a otimização de procedimentos alcance o seu principal objetivo é essencial monitorar o andamento e resultados das ações.

11 Dicas Práticas de Redução de Custos na sua empresa

Melhorar o uso dos recursos significa ter produtos e serviços mais competitivos, produtividade em alta e maior margem de lucro.

Alguns gastos são inevitáveis, mas, mesmo os elementos imprescindíveis, como, telefonia e internet, podem entrar na lista de itens a serem economizados, entenda:

1.Telefonia e internet

Toda organização precisa ter um sistema de telefonia e internet de qualidade e que atenda as principais exigências do mercado. Apenas dessa forma é possível oferecer serviços de qualidade. Porém, nem sempre qualidade é sinônimo de preço alto.

As companhias de telecomunicação possuem pacotes especiais para empresas, independentemente do tamanho ou segmento. Por isso, procure um consultor e peça ajuda para renegociar valores e também encontrar um plano especial, de acordo com a sua necessidade.

2.Manutenção de equipamentos

Manter máquinas com defeitos e ultrapassadas podem gerar altos custos para a sua companhia. Os equipamentos eletrônicos possuem vida útil e ela deve ser respeitada. Por isso, contrate uma assistência técnica para avaliar esses detalhes.

Se preciso, invista em novos aparelhos, pois as tecnologias atuais podem representar o aumento de produtividade, rapidez, qualidade e, o melhor, a redução de custos na sua empresa sejam operacionais. Avalie essa possibilidade.

3.Energia

Nos últimos anos, a tarifa de energia elétrica disparou. Apesar da retomada do equilíbrio nos primeiros meses de 2016, as taxas continuam elevadas.

Por isso, é essencial economizar energia. A seguir, veja algumas ações simples que podem ser adotadas pela sua organização em relação aos materiais elétricos:

• Use lâmpadas de led. As incandescentes e fluorescentes gastam mais energia e duram menos;

• Desligue a luz de salas e ambientes que não estiverem em uso;

• Pinte as paredes e os tetos do seu escritório de cores claras;

• Abra janelas e cortinas e aproveite a iluminação natural;

• Invista em eletrodomésticos mais modernos, como geladeira e micro-ondas. Além de aproveitar a economia de energia que proporcionam os equipamentos atuais, os funcionários ficarão satisfeitos com as melhorias;

• Evite deixar computadores em stand-by. Oriente a equipe!

4.Água

O período mais crítico de racionamento de água pode ter passado, mas ainda precisamos poupar. Veja algumas dicas que podem ser seguidas pela sua empresa.

• Troque os equipamentos antigos por outros que reduzam o consumo de água, como medidor de água, torneiras com sensor e válvulas redutoras;

• Faça captação da água da chuva e use-a para higienizar ambientes e fazer a manutenção de jardins;

• Lave a frota de carros da empresa a seco;

• Coloque descargas acopladas com caixa;

• Fixe lembretes pelas áreas comuns do escritório para conscientizar e alertar os funcionários;

• Instale torneiras com fechamento automático;

• Elimine os vazamentos.

5.Descartáveis

Pode parecer um item frívolo, mas os copos de plástico para café e água são consumidos em excesso nas empresas. Para diminuir os gastos com o material, a dica é estimular a equipe a utilizar canecas individuais. Se possível, forneça as peças e personalize-as para aumentar a interação entre os funcionários.

Assim, você pode reduzir os gastos com descartáveis pela metade, estimular o engajamento do grupo e diminuir o impacto no meio ambiente.

6.Materiais de escritório

A melhor saída para economizar nesta área é estipular um limite mensal. Dê prioridade aos artigos mais importantes e negocie descontos e formas de pagamento.

Produtos que precisam ser usados por mais membros da equipe e com frequência devem ser comprados em quantidades maiores. Assim, fica mais fácil negociar os valores.

7.Impressões

Investir em um software de gestão é a melhor alternativa para economizar papel e tinta de impressora. Além de poupar os produtos, o sistema pode ajudar a automatizar processos, aumentar a produtividade e proporcionar maior organização.

8.Carros

As frotas de carro geram custos altos. Afinal, para manter a estrutura é preciso arcar com uma série de compromissos, como seguro, IPVA, manutenção e gasolina. Por isso, considere terceirizar esse serviço ou usar carros alugados.

9.Estoque

Em períodos de crise trabalhe com estoque reduzido. Mercadoria parada é sinônimo de dinheiro parado. Além de perder capital de giro e aumentar os custos com armazenamento, existe o risco de danificação do produto. A melhor saída é planejar as suas ações.

10.Fornecedores

Quando encontramos um fornecedor que nos agrada entramos em uma zona de conforto e não avaliamos outras possibilidades. Testar outros produtores, serviços e mercadorias pode trazer benefícios para a sua organização, como a substituição de produtos com custo alto por outros com um preço menor.

11.Marketing

Em tempos de recessão muitas marcas cortam a verba direcionada para o marketing. Porém, mesmo que temporariamente, essa atitude pode refletir de forma negativa no orçamento da corporação, já que o setor tem um papel ativo nas vendas.

A dica é apostar em marketing digital. Além de possibilitar uma análise de métricas mais precisa, a estratégia permite um investimento mais flexível e um direcionamento maior ao seu público-alvo, o que aumenta as chances de conversão.

Controle de Finanças

Gerenciar as finanças é fundamental para o controle e crescimento de qualquer negócio. Além de garantir a saúde da empresa, a supervisão auxilia as tomadas de decisão.

A crise financeira é um dos assuntos mais comentados desde meados de 2015 e agora por conta da Pandemia de Covid-19. Por conta dessa recessão, muitas organizações fecharam as portas.

De acordo com a Demografia das Empresas, levantamento realizado pelo IBGE, Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística, mais da metade dos negócios do Brasil fechou as portas após quatro anos de atividade. Porém, o momento negativo da economia brasileira acoberta a negligência de muitas empresas.

Muitos empreendimentos do país encerram as atividades por falta de planejamento e controle financeiro. Os principais objetivos do planejamento financeiro de uma organização é nortear a tomada de decisão e manter a saúde do negócio.

Para isso é fundamental analisar e usar com inteligência os recursos financeiros. A avaliação ajudará nas projeções, como, por exemplo, a identificar possíveis problemas e oportunidades de novos negócios.

Se você não possui conhecimento na área, a dica é investir em uma consultoria contábil. Muitos empresários consideram a terceirização da atividade um gasto a mais, mas a contratação do serviço pode trazer inúmeras vantagens, como economia de tempo e dinheiro, financiamento a baixo custo, planejamento tributário, entre outros.

A seguir, veja o que pode ser feito para diminuir os gastos e aumentar o faturamento da sua empresa:

Registro de Contas

Para controlar as contas a pagar de forma efetiva é essencial protocolar os compromissos um a um, inclusive os valores menos relevantes. Lance as quantias gastas com salários, serviços terceirizados, compras, marketing, fornecedores e ferramentas tecnológicas.

Se você não possui uma empresa de contabilidade, a dica é apostar em um software de gestão para registrar e gerenciar documentos. Plataformas específicas ajudam a controlar o fluxo de caixa e permitem o monitoramento por data de vencimento, tipo e valor, o que favorece à administração financeira. Além disso, a tecnologia possibilita a programação de contas, evitando atrasos por esquecimento.

Pessoa Física X Pessoa Jurídica

Jamais misture contas pessoais com as corporativas. Muitos sócios-administradores adquirem dificuldades financeiras por não separarem o patrimônio da empresa do particular.

Para as despesas diárias, como almoço, combustível, gastos com clientes, cafés e lanches a saída mais eficaz é utilizar um cartão corporativo e, posteriormente, planilhar as despesas.

Negociação de Dívidas

Em momentos de crise, principalmente quando não se controla o fluxo de caixa, algumas dívidas acabam ficando para trás. Ao tomar as rédeas do financeiro da sua empresa, você deve renegociar essas contas. Nessas circunstâncias, geralmente, as taxas de juros caem e as instituições facilitam os pagamentos, cedendo descontos e parcelamentos.

Tarifas Bancárias

Pode parecer besteira, mas não temos noção do quanto é gasto com as taxas cobradas pelas instituições financeiras. A melhor saída, caso você não tenha uma contabilidade, é reservar um dia do ano, pelo menos, para avaliar os valores pagos, pesquisar outros bancos e, se possível, visitar o gerente da sua conta para conseguir um desconto nos encargos.

Planejamento Tributário

O planejamento tributário consiste no estudo das leis que regem o segmento de uma empresa para encontrar formas legais de reduzir o valor despendido com tributos. Os gastos com impostos refletem de forma considerável no orçamento das instituições.

Por isso, é fundamental contratar uma consultoria contábil para analisar e escolher o melhor regime de tributação para o seu negócio, que pode ser Lucro Presumido, Lucro Real ou Simples Nacional.

Conclusão

Boa parte adotam a política de redução de custos na sua empresa de duas maneiras: compulsória ou espontânea.

A compulsória é implantada apenas em períodos de estagnação e decadência, onde só existe um único objetivo: sobreviver. Para isso, os empresários fazem cortes drásticos em áreas extremamente importantes para a geração de receita. Para evitar que as atitudes impensadas prejudiquem a saúde da empresa, é essencial analisar todos os itens abordados neste artigo para não cortar custos estratégicos e tomar atitudes precipitadas.

Já a espontânea tem como principal objetivo se destacar dos concorrentes, aprimorar os procedimentos internos, encontrar alternativas para engajar os funcionários e aproveitar a economia para investir em outras áreas da companhia que precisam ser aceleradas.

Ou seja, não basta apenas cortar custos. Para que o seu negócio alcance o sucesso desejado é fundamental estabelecer um planejamento estruturado a curto, médio e longo prazo, sem esquecer de monitorar e analisar os resultados. Uma gestão inteligente não tem como base apenas a receita, ela consiste em otimizar processos, identificar novos negócios e oportunidades, aumentar a produtividade e estimular os colaboradores.

 

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