Centro de serviços compartilhados: Saiba como implementar!

A sua empresa pode se beneficiar da instalação de um centro de serviços compartilhados, reduzindo, inclusive, os fluxos e demandas de trabalho. Quer saber como? Saiba agora o que é um CSC e como criar um em sua empresa!

Em um CSC se cria um ambiente que pode prestar atendimento a diversas demandas de várias empresas, aproveitando-se de uma única infraestrutura e de um time super capacitado para atender às demandas comuns de vários negócios.

Seja para a criação de uma estrutura de administração financeira, setor de cobranças, atendimento ao cliente, marketing, gestão de redes e até mesmo para a manutenção de equipamentos ou reserva de documentos, um CSC pode ser extremamente vantajoso.

Quer saber mais sobre como aproveitar a expertise do seu grupo de trabalho para criar um Centro de Serviços Compartilhados em sua empresa, reduzindo custos? Acompanhe nosso texto!

O que é um Centro de Serviços Compartilhados?

Um Centro de Serviços Compartilhados é uma parte da empresa dedicada a atender demandas que são comuns entre vários tipos de negócios. Funciona de forma muito parecida com uma terceirizada, sem que, no entanto, seja para a empresa que o cria.

Em um CSC temos o aproveitamento de uma estrutura de trabalho já eficiente e validada, bem como de uma equipe com alta expertise no tratamento de suas demandas.

A partir do momento em que se abre o CSC para o recebimento de demandas externas, há uma padronização dos serviços já prestados para atender ao trabalho de outros contratantes, para além da empresa que abriga o Centro.

como funciona um csc

Como funciona um CSC nas empresas?

Um CSC pode ser entendido como uma espécie de serviço de atendimento ao cliente. Através de um canal de contato direto com as empresas que contratam o CSC, é possível solicitar diversos serviços à prestadora.

Como esses serviços executados já fazem parte da estrutura da empresa que cria o CSC, eles possuem organização própria, com uma sequência de trabalho, de ações e de documentações já preparadas para atender às necessidades das outras associadas.

Isso pode ser utilizado para diversas finalidades, tais como:

  • Suporte contábil;
  • Compra de materiais de trabalho;
  • Serviço de TI;
  • Manutenção de equipamentos;
  • Atividades administrativas diversas;
  • Organização de documentação da empresa.

Em alguns casos, o CSC também pode criar uma dinâmica de divisão de custos para compras que são comuns às empresas por ele englobadas, também gerando um trabalho ainda mais cooperativo.

Quais são os benefícios de um CSC para a empresa?

Alguns benefícios podem ser notados desde o momento da contratação do CSC por uma empresa.

Redução de custos

Certamente a redução de custos é uma das principais vantagens para a implementação de um Centro de Serviços Compartilhados em uma empresa, tanto para aquela que cria quanto para aquelas que utilizam o serviço, promovendo maior organização financeira.

A redução de custos se dá por diversas frentes, dividindo os custos de manutenção de uma equipe super qualificada e de construção de um ambiente de trabalho que ofereça equipamentos capazes de lidar com altas demandas de processamento.

Por meio do CSC, uma empresa pode reorganizar times de trabalho, de forma que os profissionais mais qualificados possam estar sempre em constante atendimento às demandas de clientes com exigências mais específicas.

Quer saber mais sobre como o CSC pode enxugar os custos da sua empresa? 

Facilidade na comunicação

Outra das conveniências da criação do CSC em uma empresa é a possibilidade de manter sempre um canal de comunicação aberto tanto com a empresa que sedia o Centro quanto com os clientes que se estabelecem em seu interior.

Através de um serviço de apoio – o chamado help desk -, o cliente pode criar um registro que terá acompanhamento interno para as suas demandas, atendendo às suas dúvidas e às suas atividades contratadas.

Como esse formato de controle de demandas por ticket é baseado em follow ups sequenciais, o cliente sempre tem acesso ao status das demandas enviadas para o CSC.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade também pode ser notado já desde os primeiros momentos da contratação do CSC, sobretudo porque as demandas internas de uma empresa são repassadas à contratada, fazendo com que o tempo possa ser melhor aproveitado.

Além da otimização do tempo de trabalho das equipes, as soluções são apresentadas e podem ser imediatamente adotadas e implementadas, poupando também tempo em pesquisas e em formas de construir processos.

Como implementar um centro de serviços compartilhados?

A implementação de um CSC obedece, normalmente, algumas etapas de um rigoroso diagnóstico que deve ser elaborado da empresa, conforme podemos ver a seguir:

Mapeie os processos e identifique necessidades

Antes de qualquer coisa é essencial que você possa observar a sua organização, quais são os processos executados em seu interior, qual é o seu pessoal e, também, quais são suas reais necessidades em relação à implementação do CSC.

Algumas empresas podem encontrar como necessidade a divisão de custos operacionais ou, simplesmente, o melhor aproveitamento do trabalho das equipes, que já estão organizadas e com rotinas validadas.

Seja qualquer que for as necessidades da empresa que inaugurará o serviço de CSC, é imprescindível estar atento às vantagens e desvantagens que envolvem esse processo.

Defina os serviços a serem compartilhados

É fundamental observar de forma atenta quais são os serviços em que a expertise da sua empresa se revela e, através dele, definir uma carta de atividades que podem ser contratadas por suas parceiras.

Diante disso, é essencial que você busque aprimorar as tarefas que sua empresa executa, de modo a identificar processos que possam ser facilmente replicados para outros negócios.

como implantar um centro de serviços compartilhados

Faça benchmarks e determine os indicadores do CSC

Fazer benchmarks é uma forma de saber exatamente quais são os serviços mais requisitados pelo mercado – e, consequentemente, aqueles que mais têm demanda entre as empresas.

Além de oferecer bons serviços, no entanto, é essencial que você estabeleça parâmetros para o funcionamento do CSC, como forma de sempre manter bons níveis de atendimento e, consequentemente, maior aderência dos seus clientes.

Faça uso de ferramentas e tecnologias adequadas

Prestar bons serviços requer ter equipamentos adequados e tecnologias que possam também coordenar os processos e fazer entregas de melhor qualidade para seus clientes, que acompanharão o CSC da fase de implementação às primeiras entregas.

Quer saber mais sobre as experiências bem sucedidas da MF Consultoria Contábil em relação à implementação de um centro de serviços compartilhados?

Conte com a MF Consultoria Contábil para auxiliar sua empresa com a implementação do CSC!

Conclusão

Um centro de serviços compartilhados é um ambiente de uma empresa que, ao mesmo tempo que realiza trabalhos internamente, também é responsável pelo atendimento às demandas de outros negócios, aproveitando sua estrutura e qualificação de pessoal.

Através desse serviço é possível reduzir custos operacionais, maximizar ganhos e, ainda, aplicar processos bem sucedidos a outros negócios, desenvolvendo parcerias importantes para empresas, atendendo às mais diversas demandas.

Por meio de um centro de serviços compartilhados, além de questões contábeis, administrativas e relacionadas à rotina empresarial, é possível estabelecer parcerias para reduzir custos operacionais, contribuindo com o desenvolvimento de outros negócios.

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