Centro de serviços compartilhados: saiba como implementar!

centro de serviços compartilhados o que é

A sua empresa pode se beneficiar da instalação de um centro de serviços compartilhados, reduzindo, inclusive, os fluxos e demandas de trabalho. Quer saber como? Saiba agora o que é um CSC e como criar um em sua empresa!

Em um CSC se cria um ambiente que pode prestar atendimento a diversas demandas de várias empresas, aproveitando-se de uma única infraestrutura e de um time super capacitado para atender às demandas comuns de vários negócios.

Seja para a criação de uma estrutura de administração financeira, setor de cobranças, atendimento ao cliente, marketing, gestão de redes e até mesmo para a manutenção de equipamentos ou reserva de documentos, um CSC pode ser extremamente vantajoso.

Quer saber mais sobre como aproveitar a expertise do seu grupo de trabalho para criar um Centro de Serviços Compartilhados em sua empresa, reduzindo custos? Acompanhe nosso texto!

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O que é um Centro de Serviços Compartilhados?

Um Centro de Serviços Compartilhados é uma parte da empresa dedicada a atender demandas que são comuns entre vários tipos de negócios. Funciona de forma muito parecida com uma terceirizada, sem que, no entanto, seja para a empresa que o cria.

Em um CSC temos o aproveitamento de uma estrutura de trabalho já eficiente e validada, bem como de uma equipe com alta expertise no tratamento de suas demandas.

A partir do momento em que se abre o CSC para o recebimento de demandas externas, há uma padronização dos serviços já prestados para atender ao trabalho de outros contratantes, para além da empresa que abriga o Centro.

como funciona um csc

Como funciona um CSC nas empresas?

Um CSC é um tipo de serviço que pode ser entendido como uma espécie de serviço de atendimento ao cliente.

Através de um canal de contato direto com as empresas que contratam o CSC, é possível solicitar diversos serviços à prestadora.

Como esses serviços executados já fazem parte da estrutura da empresa que cria o CSC, eles já têm uma espécie de organização própria, com uma sequência de trabalho, de ações e de documentações já preparadas para atender às necessidades das outras associadas.

Isso pode ser utilizado para diversas finalidades, tais como:

  • Suporte contábil;
  • Compra de materiais de trabalho;
  • Serviço de TI;
  • Manutenção de equipamentos;
  • Atividades administrativas diversas;
  • Organização de documentação da empresa.

Em alguns casos, o CSC também pode criar uma dinâmica de divisão de custos para compras que são comuns às empresas por ele englobadas, também gerando um trabalho ainda mais cooperativo.

Quais são os benefícios de um CSC para a empresa?

Alguns benefícios podem ser notados desde o momento da contratação do CSC por uma empresa.

Redução de custos

Certamente a redução de custos é uma das principais vantagens para a implementação de um Centro de Serviços Compartilhados em uma empresa, tanto para aquela que o cria quanto para aquelas que utilizam o serviço, promovendo maior organização financeira.

A redução de custos se dá por diversas frentes, dividindo os custos de manutenção de uma equipe super qualificada e de construção de um ambiente de trabalho que ofereça equipamentos capazes de lidar com altas demandas de processamento.

Por meio do CSC, uma empresa pode reorganizar times de trabalho, de forma que os profissionais mais qualificados possam estar sempre em constante atendimento às demandas de clientes com exigências mais específicas.

Facilidade na comunicação

Outra das conveniências da criação do CSC em uma empresa é a possibilidade de manter sempre um canal de comunicação aberto tanto com a empresa que sedia o Centro quanto com os clientes que se estabelecem em seu interior.

Através de um serviço de apoio – o chamado help desk -, o cliente pode criar um registro que terá acompanhamento interno para as suas demandas, atendendo às suas dúvidas e às suas atividades contratadas.

Como esse formato de controle de demandas por ticket é baseado em follow ups sequenciais, o cliente sempre tem acesso ao status das demandas enviadas para o CSC.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade também pode ser notado já desde os primeiros momentos da contratação do CSC, sobretudo porque as demandas internas de uma empresa são repassadas à contratada, fazendo com que o tempo possa ser melhor aproveitado.

Além da otimização do tempo de trabalho das equipes, as soluções são apresentadas e podem ser imediatamente adotadas e implementadas, poupando também tempo em pesquisas e em formas de construir e otimizar processos.

Entrega de serviços personalizados

Uma das maiores vantagens de poder contar com um centro de serviços compartilhados para a sua empresa é ter todos os produtos de que a sua empresa precisa de forma totalmente personalizada a partir das suas necessidades.

Embora todas as empresas abrigadas compartilhem produtos e serviços desenvolvidos para atender ao público do CSC, é importante frisar que cada solução pode ser utilizada de forma única por cada empresa.

Dessa forma, um CSC acaba por ser bastante útil para otimizar os investimentos de cada empresa, além de ser também um meio pelo qual se pode dividir gastos e despesas que seriam geradas por serviços que podem ser expressivamente caros.

8 passos para implantar um centro de serviços compartilhados?

A implementação de um CSC obedece, normalmente, algumas etapas de um rigoroso diagnóstico que deve ser elaborado da empresa, conforme podemos ver a seguir.

Vale lembrar que esses passos são dados em tempos diferentes por cada negócio, de acordo com as suas necessidades e possibilidades.

Portanto, no momento de planejar utilizar os serviços de um CSC, esteja atento à sua realidade, às suas demandas reais e, sobretudo, àquilo que a sua empresa tem enquanto necessidade, de acordo com seu grau de importância.

Isso permitirá fazer uma transição mais tranquila para o CSC e, a partir disso, colher frutos valorosos para a organização da sua empresa como um todo.

1. Planejamento do processo de mudança

Fazer um bom planejamento para o momento da migração dos serviços antes internos para o CSC é uma forma de diminuir o impacto dessa mudança em seu clima empresarial, sobretudo quando se tratar da dispensa ou realocação de equipes e de colaboradores.

Estar atento a esse momento é, sem dúvida, uma forma de minimizar a resistência que pode ser colocada para a migração, tornando a transição um momento positivo para a cultura da sua empresa.

Para isso, no entanto, é fundamental que se faça o devido treinamento das suas equipes de trabalho e que se instaure também um processo de gestão do clima, o que melhorará consideravelmente as relações interpessoais dentro da sua empresa.

2. Mapeie os processos e identifique necessidades

Antes de qualquer coisa é essencial que você possa observar a sua organização, quais são os processos executados em seu interior, qual é o seu pessoal e, também, quais são suas reais necessidades em relação à implementação do CSC.

Algumas empresas podem encontrar como necessidade a divisão de custos operacionais ou, simplesmente, o melhor aproveitamento do trabalho das equipes, que já estão organizadas e com rotinas validadas.

Seja qualquer que for as necessidades da empresa que inaugurará o serviço de CSC, é imprescindível estar atento às vantagens e desvantagens que envolvem esse processo.

3. Defina os serviços a serem compartilhados

É fundamental observar de forma atenta quais são os serviços em que a expertise da sua empresa se revela e, através dele, definir uma carta de atividades que podem ser contratadas por suas parceiras.

Diante disso, é fundamental que você busque também por aprimorar as tarefas que sua empresa executa, a fim de buscar por processos que possam ser facilmente replicados para outros negócios.

como implantar um centro de serviços compartilhados

4. Implementação: ajuste e transforme processos

É importante frisar que as rotinas de trabalho da sua empresa terão de ser ajustadas à medida em que ocorrer a transição para o centro de serviços compartilhados, que terá, por sua vez, suas próprias rotinas e, por conseguinte, seus próprios processos.

Treinar as suas equipes e fazer os devidos ajustes em relação aos procedimentos e fluxos de trabalho será necessário para que a transição seja mais suave e não interfira de forma negativa no trabalho que vocês devem entregar periodicamente.

Portanto, nesse momento é importante ter bastante atenção, manter uma rotina de feedbacks e follow-ups a fim de monitorar e corrigir o percurso sempre que se notar qualquer desvio que possa comprometer os negócios da empresa.

5. Teste novos processos com uma operação-piloto

Uma vez instaurada a relação com o centro de serviços compartilhados e treinadas as suas equipes para os novos processos e procedimentos, é hora de testar a operação e conhecer quais são as demandas que estarão por vir com essa mudança.

É importante que, nesse momento, as suas equipes de trabalho já estejam familiarizadas com as demandas que o CSC gerará em relação ao tempo de execução de cada atividade, bem como com o formato de requerimento de cada uma delas.

Isso possibilitará uma operação-piloto mais consistente e, por conseguinte, um diagnóstico mais certeiro daquilo que deve ser alterado em seus processos junto ao centro de serviços compartilhados.

6. Consolide a mudança em todas as áreas

A mudança deve ocorrer de forma simultânea em todas as suas equipes de trabalho, sobretudo para que se possa avaliar de forma consistente o novo trabalho junto ao centro de serviços compartilhados.

Portanto, tenha sempre os processos, procedimentos e prazos alinhados com todos os membros das suas equipes, de forma que se possa conhecer exatamente quais serão os desafios que serão enfrentados com essa mudança de atividades.

Ajuste a rota sempre que necessário, de forma que todas as áreas possam ter tanto o entendimento quanto processos ajustados para essa nova realidade no trabalho, sobretudo porque é isso que fará com que todos possam se adaptar às novas demandas.

7. Acompanhe continuamente a adaptação das equipes

O acompanhamento das equipes de trabalho e uma boa gestão das suas demandas é fundamental para que a implementação do centro de serviços compartilhados se dê de maneira mais efetiva e, sobretudo, proveitosa para a sua empresa.

Para tanto, é importante que os seus colaboradores tenham sempre uma porta aberta para tecer sugestões para um melhor andamento das atividades, de forma que todos possam ter dias mais proveitosos.

Mantenha um acompanhamento bastante próximo para que se tenha resultados ainda melhores nessa mudança de fluxo de trabalho.

8. Implemente ajustes sempre que necessário

No momento da instauração de um centro de serviços compartilhados você notará que diversos ajustes serão necessários de se realizar na rotina da sua empresa e no fluxo de trabalho das suas equipes.

Diante disso, será necessário ajustar a forma como a informação caminha por entre as equipes, bem como as demandas são geradas – e isso acontecerá, certamente, mais de uma vez.

Portanto, é fundamental que você tenha um canal de comunicação sempre aberto com a sua equipe, de forma que possa notar e compreender as demandas geradas por ela para que entregas mais produtivas possam se dar.

Dicas para implementação assertiva de um CSC

Quando implementamos um centro de serviços compartilhados é bastante natural que enfrentemos algumas dificuldades de adaptação em relação aos fluxos de trabalho que são sumariamente alterados.

Para que esse processo de transição seja mais ameno e, sobretudo, mais assertivo para os nossos colaboradores, traçamos algumas dicas que podem contribuir com um trabalho mais dinâmico e melhor executado em conjunto com o centro de serviços compartilhados.

Faça benchmarks e determine os indicadores do CSC

Fazer benchmarks é uma forma de saber exatamente quais são os serviços mais requisitados pelo mercado – e, consequentemente, aqueles que mais têm demanda entre as empresas.

Além de oferecer bons serviços, no entanto, é essencial que você estabeleça parâmetros para o funcionamento do CSC, como forma de sempre manter bons níveis de atendimento e, consequentemente, maior aderência dos seus clientes.

Faça uso de ferramentas e tecnologias adequadas

Prestar bons serviços requer ter equipamentos adequados e tecnologias que possam também coordenar os processos e fazer entregas de melhor qualidade para seus clientes, que acompanharão o CSC da fase de implementação às primeiras entregas.

Quer saber mais sobre as experiências bem sucedidas da MF Consultoria Contábil em relação à implementação de um centro de serviços compartilhados?

Conte com uma consultoria especializada

Sabemos que o momento de fazer uma transição para um centro de serviços compartilhados pode gerar um impacto que, em um primeiro momento, pode ser bastante duro para uma empresa.

Isso se dá por conta da forma de operação, por conta da mudança de processos e procedimentos e, ainda, pela perda, eventualmente, de colegas de trabalho.

Conte com a MF Consultoria Contábil para auxiliar sua empresa com a implementação do CSC!

Conclusão

Um centro de serviços compartilhados é um ambiente de uma empresa que, ao mesmo tempo que realiza trabalhos internamente, também é responsável pelo atendimento às demandas de outros negócios, aproveitando sua estrutura e qualificação de pessoal.

Através desse serviço é possível reduzir custos operacionais, maximizar ganhos e, ainda, aplicar processos bem sucedidos a outros negócios, desenvolvendo parcerias importantes para empresas, atendendo às mais diversas demandas.

Por meio de um centro de serviços compartilhados, além de questões contábeis, administrativas e relacionadas à rotina empresarial, é possível estabelecer parcerias para reduzir custos operacionais, contribuindo com o desenvolvimento de outros negócios.

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