Em dúvida de como fazer folha de pagamento? Entenda aqui

A folha de pagamento é o documento mais importante de um colaborador e, exige atenção, cuidado e apuração de dados para ser entregue de forma adequada!

Aprender a como fazer a folha de pagamento, contracheque ou holerite são dúvidas comuns de empreendedores de todos os portes, sobretudo naquilo que tange às informações obrigatórias desse documento

Antes de qualquer coisa, é importante que conheçamos a Lei nº 5.452 de 01 de Maio de 1943, a que instituiu a CLT e seu artigo 464, que torna obrigatória a emissão de um recibo para comprovação de pagamento e desconto do salário.

O artigo 464 determina como obrigatório o pagamento de salário mediante um recibo, que pode ser chamado de holerite, contracheque ou mesmo folha de pagamento, em todos os casos de situação laborativa.

E é justamente sobre a composição desse documento que vamos tratar hoje!

Primeiro, entenda o que é a folha de pagamentos

A folha de pagamento é um documento que pode ser entendido como um recibo, algo que comprova o que, quanto e quando um colaborador recebeu como compensação pelo seu trabalho, bem como os descontos legais ou previstos em contrato gerados com o trabalho.

Antes de mostrarmos como a folha de pagamentos deve ser preenchida, temos antes nos aprofundar sobre a sua estrutura, que norteia tanto a remuneração de um trabalhador quanto os descontos que podem ser realizados dela.

Além disso, é importante saber como elaborar a folha de pagamento por ser um documento essencial no controle financeiro empresarial.

Por meio do documento de emissão mensal, se comprova todos os recolhimentos realizados em nome do trabalhador – como INSS e FGTS – além de todas as verbas e benefícios que a situação laborativa gera.

Quanto mais uma empresa tem controle sobre suas finanças, melhor e mais simples será seu planejamento para a execução da folha de pagamento.

como preencher a folha de pagamento

Quais dados não podem faltar na folha de pagamento?

Ainda que não exista um formato legalizado de apresentação das informações de um contracheque ou de uma folha de pagamento, basta procurar “como fazer folha de pagamento” para encontrarmos diversas formas de apresentação.

O modo mais comum de preenchimento da folha de pagamentos é o seguinte:

Nome da empresa

CNPJ

Mensalista Folha mensal

Mês / Ano

Nome do funcionário Cargo do funcionário Admissão

Descrição

Referência

Vencimentos

Descontos

Dias normais

30

2393,00

Gratificações

1080,00

1080,00

INSS

9,72%

337,49

Imposto de Renda

15%

115,53

Pensão alimentícia

30%

1041,90

3473,00

1494,92

1978,08

Além dos dados básicos do colaborador – nome, registro funcional, CPF, cargo e período do ano -, algumas outras informações também não podem deixar de constar da folha de pagamento, tais como:

  • Todos os valores descontados do salári: INSS, FGTS, Contribuição com o sindicato, vale-transporte, vale-alimentação, benefícios como plano ortodôntico ou plano de saúde, bem como pensão alimentícia, quando for o caso;
  • A soma de todos os dias que o salário está cobrindo: 30 ou 31 dias (ou 28, no caso do mês de fevereiro);
  • Os dias efetivamente trabalhados:  reduzimos do valor anterior aqueles dias em que o colaborador teve falta;
  • Valores correspondentes às horas-extras trabalhadas, bonificações ou adiantamentos realizados pela empresa;
  • O salário bruto;
  • Todos os descontos somados;
  • O valor do salário líquido. 

Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

Quais são os proventos mais comuns na folha de pagamento?

Os principais proventos de uma folha de pagamento são:

  • Salário;
  • Gratificações;
  • Remunerações;
  • Comissões;
  • Hora-extra;
  • Adicionais
    • Insalubridade;
    • Noturno;
    • Periculosidade;
    • Transferência;
  • Salário família;
  • Auxílio dado para estudos;
  • Repouso remunerado;
  • Auxílio para a maternidade;
  • Auxílio para a paternidade.

E os descontos na folha, quais são?

Além dos proventos de uma folha de pagamento, podemos também ver quais são os descontos, tais como seguem a seguir:

  • INSS;
  • Imposto de renda;
  • FGTS;
  • Adiantamentos salariais;
  • Atrasos ou faltas;
  • Vale-refeição;
  • Vale-transporte;
  • Pensão alimentícia;
  • Contribuição sindical;
  • Empréstimos em folha;
  • Benefícios opcionais, como plano de saúde ou plano odontológico.

E como fazer a folha de pagamento?

Veja em 4 passos simples e práticos o processo de como fazer a folha de pagamento dos seus funcionários.

1 – Faça o controle adequado de suas admissões e demissões

O primeiro passo ao fazer a folha de pagamentos é conferir todas as admissões e demissões realizadas por sua empresa.

A partir dessa organização preliminar, se deve contabilizar diariamente trabalhados de cada um dos colaboradores novos e que já faziam parte das equipes de trabalho.

Feito isso, o próximo passo consiste em gerar um arquivo para cada colaborador, com sua data de admissão, nome e cargo.

2 – Calcule todos os benefícios e descontos da folha de pagamento

De acordo com a sua base de dados, agora é hora de verificar o que cada colaborador tem de benefício e desconto para ser atribuído corretamente à folha de pagamento.

Verifique com o RH todas as contratações realizadas, tal como plano de saúde, plano ortodôntico e demais benefícios comparticipados.

3 – Verifique atentamente as porcentagens de desconto

Lembre-se que são descontados do colaborador INSS e IR, mensalmente, e que esses valores devem ser descritos em suas porcentagens no contracheque, tal como demonstramos anteriormente.

Além disso, o FGTS deve ser considerado em sua folha, mas não é descontado do trabalhador. Esse valor deve ser de 8% do rendimento bruto.

4 – Separe os valores brutos e líquidos

Conforme vimos no exemplo, é essencial fazer a diferenciação entre os valores brutos e líquidos no contracheque de cada colaborador.

Os valores brutos somam todos os benefícios que devem ser pagos. Este total será reduzido da soma de todos os descontos devidos.

A partir desse cálculo temos exatamente o valor que deve ser depositado na conta do trabalhador, mês a mês.

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Conclusão

Saber fazer a folha de pagamento é fundamental para qualquer empresa, em qualquer etapa que esteja do seu desenvolvimento.

Com ela, além de cumprir com pré-requisitos legais e se assegurar em eventuais processos de ordem trabalhista, se cumpre também com os princípios de transparência e cordialidade entre as partes, empresa e trabalhador.

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