Gestão Administrativa: o que é, tipos, ferramentas e práticas

A gestão administrativa é aquela responsável pelo dia a dia de uma empresa, seus devidos controles informacionais, de acompanhamento de trabalho, de metas e de rotinas operacionais

Contar com um bom gestor administrativo é um grande desafio para muitas empresas, sobretudo por conta das muitas demandas que existem relacionadas à função.

Saiba um pouco mais sobre como é o trabalho realizado por este profissional e como ele pode contribuir com uma empresa mais organizada, com um fluxo de trabalho mais fluído e, sobretudo, com melhores resultados para o seu negócio!

Gestão administrativa: O que é?

O gestor administrativo é aquele responsável pela forma como os recursos da empresa são alocados e organizados, bem como quais as suas necessidades e a forma como elas serão supridas.

De forma geral, o gestor administrativo é aquele que se envolve diretamente no dia a dia de um negócio, de forma que se possa gerir todos os seus recursos financeiros, materiais e humanos de modo a alcançar os seus melhores resultados.

O gestor administrativo, por sua vez, é a pessoa que, de fato, executa, organiza e acompanha o dia a dia de uma empresa.

É ele aquela figura que busca por opções resolutivas e conciliadoras na empresa, bem como aquela que organiza os fluxos de informações, de trabalho e, ainda, todos os processos administrativos.

O gestor administrativo também pode ser a pessoa responsável por designar tarefas, estabelecer rotinas de trabalho, metas e prazos.

tipos de gestão administrativa

Quais são os tipos de gestão administrativa?

Existem dois tipos de gestão voltada à administração de um negócio e cada uma foca em um tipo de relacionamento interpessoal:

Administração pedagógica

Em uma administração de base pedagógica, todos os processos são organizados a partir de uma experiência colaborativa e construtivista por parte dos colaboradores.

Assim, o trabalho do gestor está relacionado às devidas correções nos fluxos de trabalho e não, necessariamente, a uma postura controladora ou punitivista.

Administração reacional

Em um modelo de administração reacional todas as intervenções realizadas pela gestão estão relacionadas com uma postura reativa e resolutiva diante dos fatos apresentados, considerando suas particularidades e singularidades.

Este modelo pode ser mais apropriado às empresas cujas rotinas sejam muito flutuantes e ligadas, necessariamente, ao atendimento de demandas mais específicas e que variam conforme o caso de cada cliente em si.

ferramentas utilizadas na gestão administrativa

Ferramentas de gestão administrativa

Para acompanhar fluxos de trabalho, tarefas e processos, é fundamental que o gestor administrativo mobilize algumas ferramentas para a sua equipe.

Veja, a seguir, algumas delas:

Canvas

Através de uma modelagem visual, o gestor pode criar blocos de atividades que se dividem e se ligam também às outras necessidades do negócio.

Em um modelo muito similar a um organograma, o Canvas deve ser desenvolvido em conjunto com suas equipes de trabalho e ficar sempre à disposição delas, para que se possa fazer um acompanhamento em tempo real do status operacional.

Essa ferramenta pode ser utilizada para o acompanhamento de grandes projetos e até mesmo de microtarefas.

Como o Canvas pode impulsionar o desenvolvimento de uma pequena empresa? Veja mais:

OKR

O OKR é um sistema de acompanhamento de projetos desenvolvido por John Doerr e utilizado por empresas como o Google e a RED, ONG gerida por Bono, do U2.

Esse modelo foi criado tendo como objetivo simplificar a organização dos objetivos de uma empresa, bem como as tarefas essenciais para conquistá-los.

A organização de um OKR é feita através dos seguintes princípios:

  • Definição de objetivos;
  • Organização de resultados-chave.

Normalmente as empresas definem que os objetivos devem ser organizacionais e pessoais, e os resultados-chave devem buscar sempre o caminho para que se possa alcançar os objetivos.

EOS

O EOS é um sistema operacional para empresas (em inglês) desenvolvido por Gino Wickman. Sua implementação passa por alguns pilares, tais como:

  • Planejamento: Essencial para a definição de um objetivo para a empresa;
  • Prioridade: As atividades e processos prioritários para chegar aos objetivos;
  • Responsabilidade: Quem deve fazer o que para que se chegue aos objetivos?;
  • Processos: O que é necessário fazer para que a empresa possa funcionar de forma cada vez mais organizada e de maneira fluída?.

A partir da definição de todos esses pontos, é essencial que a empresa organize uma metodologia que se baseia em objetivos de curto, médio e longo prazo e estabeleça também as tarefas necessárias para que possam ser realizados.

O acompanhamento do EOS se dá por meio de reuniões semanais de follow up das tarefas e por reuniões trimestrais, para a definição de objetivos de curto prazo e acompanhamento daqueles de médio e longo prazo.

Qual a diferença entre gestão administrativa e financeira?

Embora a gestão da parte administrativa de uma empresa possa ser confundida com a gestão financeira, vale compreender os limites entre cada uma dessas atividades. Veja a seguir:

Administrativa Financeira
Gestão de recursos, suas aplicações e investimentos x
Acompanhamento do fluxo de trabalho x
Gestão de fluxo de caixa x
Planejamento orçamentário x
Definição de objetivos e tarefas x
Organização e acompanhamento das rotinas empresariais x
Definição de metas e estratégias competitivas x x

Práticas de gestão administrativa

Na prática, podemos perceber os trabalhos de uma boa gestão da administração de uma empresa nas seguintes áreas:

Gestão administrativa na escola

Em um ambiente escolar a gestão administrativa é aquela responsável pelo acompanhamento das atividades profissionais de todos aqueles que trabalham juntos, seja no nível operacional, administrativo ou junto aos professores.

Na escola, no entanto, a relação administrativa com os educadores não envolve as atividades pedagógicas de forma direta.

Está relacionada com o acompanhamento das compras de equipamentos, acompanhamento de resultados operacionais, atendimento aos funcionários, parceiros e familiares dos alunos.

gestão administrativa na escola e faculdade

Gestão administrativa faculdade

Em uma faculdade o trabalho de um gestor financeiro está relacionado também com as atividades profissionais de colaboradores, em seus mais diversos níveis.

O que difere entre esse tipo de gestão e a de uma escola é o envolvimento que pode também estabelecer com outras esferas externas à instituição, como parcerias com institutos voltados à colocação profissional e até mesmo ao voluntariado.

Na prática, a gestão de projetos, de manutenção e abastecimento é bem parecida e também pode se estender de uma forma mais madura com as demandas dos alunos.

Conclusão

O trabalho de um gestor administrativo está ligado intimamente ao dia a dia de uma empresa e a tudo que faz com que ela, em seu nível operacional, possa alcançar os resultados, metas e objetivos planejados junto às suas demais gestões.

Muitas vezes a função do gestor administrativo se confunde com a de um gestor financeiro, sobretudo em pequenas empresas, mas é sabido que, para ele, a performance é o seu maior foco e, sua maior fonte de realizações.

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