Gestão de processos: como implantar com êxito nas empresas?

A gestão de processos é uma das ferramentas de acompanhamento de prioridades, de tarefas, de resultados, da comunicação interna e, por conta de seu grande impacto em diversas áreas de um negócio, essencial para que uma empresa possa crescer

Acompanhar a rotina de uma empresa demanda o emprego de ferramentas e de técnicas para que as suas mais diversas atividades possam ser desenvolvidas pelos profissionais que reúnam as expertises necessárias com a qualidade e no tempo necessários.

Conheça, hoje, um pouco mais sobre a gestão de processos e o quanto é fundamental para o bom andamento da sua empresa poder contar com uma rotina que possibilite o gerenciamento adequado das suas demandas internas!

O que se entende por gestão de processos?

A gestão de processos reúne metodologias e ferramentas essenciais para o acompanhamento, controle e monitoramento de resultados gerados a partir de processos implementados por uma empresa.

O principal objetivo da gestão de processos é a busca constante por formas de promover o melhor desempenho de uma equipe de trabalho, em todas as suas mais diversas frentes.

Atualmente, a gestão de processos está inserida nas mais diversas empresas como uma forma de busca contínua por resultados, possibilitando aos seus gestores a correção rápida de trajetória para atingir com maior eficiência as metas estabelecidas.

Por que uma gestão adequada dos processos é fundamental?

Certamente, a gestão de processos permite não só a melhor distribuição de tarefas necessárias para o cumprimento de metas e objetivos, mas, sobretudo, que cada colaborador saiba exatamente o que deve ser feito para atingi-las.

Assim, podemos observar enquanto benefícios diretos relacionados à implementação de controle e moderação de processos:

Aumento da produtividade e uso do tempo

O aumento da produtividade e melhor utilização do tempo de trabalho são demandas comuns às empresas dos mais diversos portes e segmentos operacionais.

Através dos mecanismos de gerenciamento de processos, é possível estabelecer não só as atividades sobre as quais cada um se torna responsável como o cronograma em que cada uma deve ser entregue.

Com um sistema de acompanhamento de processos eficiente, é possível ter um follow up periódico dessas atividades, melhorando os resultados da empresa já a curto prazo.

Estímulo a integração entre diferentes equipes e áreas

A gestão e o acompanhamento de processos tem como fundamento e, ainda, como principal objetivo, observar o funcionamento de uma empresa em seus mais diversos aspectos e, por conseguinte, em todas as suas áreas e setores.

Identificando como cada atividade exercida por uma área “conversa” e impacta no trabalho de outras áreas, a gestão de projetos e de processos acaba por integrar as mais diferentes equipes de trabalho.

Maior agilidade ao tomar decisões

O gerenciamento de processos permite que gestores de equipes possam realinhar rapidamente o fluxo de suas atividades, ou, ainda, modificando programações e cronogramas, de forma que se possa atingir o plano de metas e objetivos.

Acompanhar demandas e o fluxo de trabalho permite que se tenha mais agilidade na tomada de decisões, possibilitando que rapidamente se possa ter os resultados planejados.

O que visa a gestão de processos?

Quais são os tipos de processos organizacionais?

Os processos organizacionais preconizam a organização de tarefas e de atividades que devem ser executadas em um período de tempo preestabelecido pela equipe responsável por elas e identificadas como prioritárias, secundárias, de apoio ou gerenciais.

Através da classificação de cada atividade a ser desenvolvida, nomeia-se um profissional responsável por ela e o prazo em que deve ser entregue como concluída.

É fundamental que as equipes de trabalho também possuam uma rotina de organização interna, sobretudo porque terão de, simultaneamente, lidar com atividades em seus mais diversos níveis de prioridade, com entregas em datas igualmente diferentes.

Práticas e pilares da gestão de nas empresas

Algumas práticas de gestão de processos são comuns entre as empresas que implementam essa estratégia.

Conheça, agora, algumas delas:

Modelação

A modelação de processos tem por objetivo ilustrar a forma como uma empresa se organiza a fim de atingir seu plano de metas e resultados através da definição dos indicadores que serão utilizados para a avaliação do trabalho desenvolvido.

Modelagens de processos permitem a uma empresa criar a documentação que formaliza a sua forma específica de trabalhar, de gerenciar atividades e demandas e avaliar seus resultados.

É fundamental que cada empresa tenha seus modelos de trabalho organizados de forma lógica e padronizada porque tendo como base esses documentos é possível realizar modificações de forma estratégica a fim de melhorar os resultados da empresa.

Documentação

A documentação dos processos de uma empresa abrange a modelagem dos processos já existentes, as possíveis alterações que podem ocorrer nos modelos já utilizados e, ainda, todos os documentos em que se registram a distribuição de prioridades e de tarefas.

Dessa forma, é possível observar de forma clara e realista as realizações das equipes de trabalho, bem como as demandas que surgem de forma decorrente, transformando-as em um novo processo.

Entrega de valor

As entregas de valor das suas equipes de trabalho podem ser percebidas e avaliadas através da gestão de processos.

É essencial, justamente por conta disso, que cada uma das prioridades e tarefas deve refletir uma necessidade da empresa, determinando, por si só, seu valor.

Monitoramento

O monitoramento das prioridades e das tarefas é essencial para qualquer modelo de gestão de processos.

Através do follow up e do monitoramento contínuo uma empresa pode avaliar não só o desempenho dos seus colaboradores, mas os efeitos diretos das atividades desenvolvidas por suas equipes.

Sistematização

A sistematização de todo o gerenciamento de processos é fundamental para o seu bom funcionamento e vai além da implementação de mecanismos de acompanhamento em si.

Ela deve compreender etapas de definição de prioridades e das tarefas que devem ser cumpridas para que se cheguem aos resultados tomados como prioritários e, ainda, o acompanhamento do cronograma definido para cada uma das demandas.

É essencial que a sistematização também reflita os valores da empresa, definidos e revisados constantemente por ela.

Dessa forma, é possível avaliar o trabalho desenvolvido também a partir do reflexo que cada demanda representa na organização e no clima da empresa.

principais etapas da gestão por processos

5 etapas para implementar a gestão de processos na sua empresa!

A implementação da gestão de processos em uma empresa demanda atenção e, sobretudo, planejamento estratégico.

É essencial que toda a equipe de trabalho esteja envolvida no processo de criação e de formulação de uma modelagem que atenda às necessidades da empresa em relação às suas particularidades de gestão e de organização.

Veja, a seguir, quais são os passos fundamentais para o gerenciamento de processos e como podemos, através deles, elaborar uma forma de gestão que realmente se adapte à nossa cultura organizacional.

1. Planejamento e análise dos processos

Antes de elaborar um modelo de gestão que identifique a forma específica de trabalho em sua empresa, é essencial que sejam avaliados os processos já existentes, de forma bastante detalhada e crítica.

Dizemos isso porque qualquer empresa possui um processo de trabalho, ainda que não seja formalizado e documentado e é com base nele que um processo mais robusto e dinâmico pode ser criado.

Portanto, verifique como as demandas da empresa são geradas e como são distribuídas, quais são os mecanismos utilizados para a verificação delas e de que forma as atividades são priorizadas e, por fim, avaliadas.

2. Mapa dos processos 

Mapear processos da empresa e das equipes de trabalho é também fundamental quando se trata da introdução de um modelo de gestão de processos, sobretudo quando já existem dinâmicas de trabalho funcionando a pleno vapor em seu interior.

Assim, é importante que a empresa dedique-se a mapear de que forma suas atividades são conduzidas, como são planejadas, de que forma são entregues e, ainda, como são avaliadas.

É justamente através do mapeamento de todas essas demandas que será possível criar um modelo de gestão que esteja alinhado com as suas rotinas internas, com seus valores e com a forma de trabalho única que cada empresa acaba por desenvolver.

3. Conduzir simulações

Além da introdução na rotina da sua empresa de um sistema de acompanhamento de atividades, distribuição, monitoramento e avaliação de resultados, é essencial que você saiba, também, quais atitudes tomar nos momentos que algo não sair conforme planejado.

Para isso, é fundamental que você realize algumas simulações, demonstrando quais são as consequências e impactos diretos de algo que não saiu conforme o planejado e, ainda, quais são os atores e ferramentas que deverão ser mobilizadas caso algo aconteça assim.

4. Modelagem

A modelagem dos processos internos de uma empresa é essencial para que se possa realizar a gestão deles. Ela pode ser redesenhada em sua totalidade ou adaptada a partir dos fluxos informacionais e de demandas já existentes.

Seja de uma forma, seja de outra, é essencial que a empresa possa contar com uma modelagem que realmente seja aplicável à sua realidade, de forma que todos os seus colaboradores possam assumir suas tarefas e aplicá-las.

5. Monitoramento e otimização

Monitorar e otimizar processos é essencial para uma gestão eficaz, sobretudo porque, através disso, é possível melhorar a qualidade e as métricas relacionadas às suas entregas.

Portanto, é essencial estabelecer que a gestão de processos deve estar em constante revisão e análise, sobretudo porque todas as atividades da empresa devem estar pautadas nos processos já estabelecidos por ela.

Como mensurar os resultados da gestão de processos?

Quais indicadores de resultados e KPIs utilizar?

Avaliar requer, sempre, critérios muito bem definidos e, sem dúvida, as KPIs são essenciais para estabelecê-los e, ainda, para auxiliar gestores no processo de avaliação dos resultados de uma empresa.

Veja, agora, quais são os indicadores que todo gestor deve ficar de olho:

  • Capacidade – Diz respeito à capacidade produtiva de uma empresa, de um setor e de uma equipe de trabalho;
  • Eficiência – Trata da relação entre os recursos destinados a uma ação e os resultados obtidos através dela;
  • Eficácia – Determina se os resultados obtidos atendem àqueles resultados determinados como esperados;
  • Produtividade – Pode ser observada a partir da comparação dos resultados que cada colaborador, equipe e setor podem produzir em um determinado período e é determinante para a distribuição de atividades;
  • Lucro – Trata da comparação entre o investimento realizado e o retorno obtido através da execução de uma tarefa ou de um processo como um todo;
  • Qualidade – Determina se a entrega realizada pelo colaborador atende às exigências da empresa;
  • Valor – Trata da comparação entre todas as variáveis aplicadas para a execução de uma tarefa ou atividade e o seu retorno percebido.

gestão de processos ferramentas e conceitos

Quais ferramentas utilizar na gestão e controle dos processos?

Algumas ferramentas podem ser utilizadas a fim de realizar o gerenciamento dos processos de uma empresa. Confira, agora, algumas delas:

PDCA

A ferramenta PDCA estabelece um ciclo de ações assim definidas:

  • P – Plan: Consiste no planejamento necessário de uma determinada ação, com suas metas e objetivos;
  • D – Do: Consiste na fase de planejar as ações e realizá-las;
  • C – Check: É determinada pela checagem dos resultados obtidos;
  • A – Act: Estando validadas as ações, basta padronizá-las para a entrega. Se não estiver, se planeja novamente para a sua correção.

Six Sigma

Desenvolvidas pela Motorola como ferramenta de gestão dos seus mais diversos processos e procedimentos, a Six Sigma compreende cinco passos:

  • Definir: Estabelecer quais são as principais necessidades de uma empresa;
  • Mensurar: Avaliar qual o desempenho das equipes de trabalho em relação a cada uma das necessidades anteriormente estabelecidas;
  • Analisar: Realizar o mapeamento dos dados colhidos a fim de identificar rapidamente quais são os problemas gerados no processo e de quais formas é possível melhorar os resultados;
  • Melhorar: Fase em que se deve otimizar o processo de uma empresa, implementando soluções tanto preventivas quanto corretivas para os problemas antes percebidos;
  • Controlar: Realizar o acompanhamento de todas as soluções implementadas a curto, médio e longo prazo, controlando também o desempenho dos processos realizados.

PDCA ou Six Sigma? Confira, agora, quais são as suas principais diferenças!

Lean 

O processo Lean obedece à lógica de evitar desperdícios de tempo em suas equipes de trabalho e compreende como o que se pretende eliminar da produção:

  • Defeitos – Que acabam por gerar retrabalho e desperdício de tempo;
  • Latência – Que é gerada quando não há independência das equipes de trabalho e um cronograma que não corresponde com as demandas administrativas e práticas reais da empresa;
  • Subutilização de talentos – Gerada quando não há a divisão das tarefas;
  • Movimento – Quando é necessário gerar mais movimento do que o necessário por falta de materiais de trabalho ou fluxos informacionais falhos;
  • Inventário – Informações excedentes ou faltantes, que acabam por comprometer o fluxo de trabalho;
  • Transporte – Quando há uma organização ineficaz do ambiente de trabalho, que acaba por consumir tempo tanto em relação à localização de insumos físicos quanto em relação à busca por informações;
  • Processamento extra – Quando não há a necessidade de se realizar uma tarefa e, mesmo assim, se investe tempo nessa atividade.

Gestão de Qualidade Total 

A Gestão de Qualidade Total estabelece uma rotina em que todos os processos, procedimentos e entregas visam a qualidade absoluta, tanto naquilo que uma empresa faz, de forma individual, quanto naquilo que parceiros e fornecedores fazem.

Visando economia e alta satisfação de clientes internos e externos, a Gestão de Qualidade Total tem seus processos pautados em qualidade, celeridade, baixo índice de falhas e, sobretudo, na avaliação do consumidor final.

Conclusão

A gestão de processos é aplicada às mais diversas formas de trabalho, visto que em uma empresa há, por definição, um processo a ser realizado a cada vez que um serviço é prestado ou um produto adquirido.

Atualmente, contamos com diversas ferramentas já teoricamente consolidadas em empresas de todo o mundo para ser possível realizar a gestão de processos e cada empresa pode escolher aquela que mais pode ser identificada com a sua cultura.

No entanto, independente do processo a ser escolhido, é fundamental que se escolha um que possa contribuir com os resultados da sua empresa, para todas as suas equipes e áreas de atuação.

Aqui na MF Consultoria, ajudamos diversas empresas a otimizarem seus processos gerenciais. Entre em contato e saiba como podemos te ajudar!

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