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Emissão de nota fiscal para e-commerce: como fazer de maneira correta

A pandemia do Covid-19 mudou as nossas vidas de uma forma repentina. Mesmo com a retomada das atividades presenciais e a normalização da vida cotidiana, algumas mudanças vieram para ficar. Uma das principais revoluções no mundo do negócio foi o crescimento do comércio virtual, também conhecido como e-commerce.

Grande parte dos consumidores que passaram a fazer compras pela internet nos últimos dois anos ainda preferem o e-commerce como plataforma principal, mesmo com a reabertura das lojas físicas.

Ou seja, o comércio virtual ainda é uma ótima ideia de investimento. No entanto, é preciso estar atento a todas as questões técnicas envolvidas na estruturação e condicionamento de um negócio desse tipo. Um desses importantes detalhes é a emissão de nota fiscal!

Muitas pessoas vendem produtos pela internet sem se atentarem às notas fiscais, crendo que não é preciso emiti-las nem enviá-las aos clientes. No entanto, existem diversas situações em que a emissão de nota fiscal é obrigatória, mesmo para o e-commerce!

Quer saber mais sobre as situações em que esse documento se torna obrigatório para o comerciante virtual? Leia este artigo com atenção e aprenda as regras! Além disso, este conteúdo traz um passo a passo para ensinar você a gerar suas notas fiscais corretamente!

Tenha uma ótima leitura!

Dúvidas frequentes sobre a emissão de nota fiscal para e-commerce

A nota fiscal, frequentemente abreviada como NF, é um documento de extrema importância para qualquer empresa, seja ela um comércio, indústria ou prestadora de serviços.

No entanto, empreendedores de micro e pequeno porte às vezes não se atentam às questões importantes sobre esse documento. Por isso vamos esclarecer algumas dúvidas frequentes que circundam esse tópico!

Tenho um e-commerce: a emissão de nota fiscal é obrigatória?

Diversos brasileiros passaram a vender e revender produtos pela internet ao longo dos últimos dois anos, e alguns já realizavam essa prática desde muito antes. Com o impactante crescimento do e-commerce como modelo de negócios, a dúvida sobre a necessidade da emissão de nota fiscal se tornou muito frequente.

Respondendo de forma simples: emitir NF pode ser obrigatório, só depende da natureza jurídica em que seu comércio está firmado. Caso você seja Microempreendedor Individual (MEI), isso só é necessário para a venda de produtos para outras empresas. Ao vender para pessoas físicas, a emissão de notas fiscais é facultativa para o MEI.

Caso seu empreendimento seja formalizado em outro tipo societário, porém, é crucial emitir a NF em qualquer circunstância, seja vendendo para empresas ou pessoas físicas.

E para vender pelas redes sociais, preciso emitir nota fiscal?

Seja pelo Instagram, pelo Marketplace do Facebook, ou até pelo WhatsApp, não existem regras especiais para venda de produtos, além das estabelecidas em cada plataforma. Ou seja, de acordo com a lei, a emissão de nota fiscal segue as obrigatoriedades de qualquer outra modalidade.

Sendo assim, o MEI é o único que tem a possibilidade de vender sem emitir NF no seu e-commerce. Como dissemos anteriormente, porém, o Microempreendedor Individual passa a ser obrigado a gerar esse documento quando tem empresas como clientes.

Posso emitir nota fiscal pelo meu e-commerce mesmo sendo MEI?

Muitos clientes, mesmo pessoas físicas, exigem nota fiscal ao comprar produtos. Para quem é MEI, é possível gerar notas avulsas nessas situações. É importante ficar atento aos valores faturados nesse caso, já que essa natureza jurídica possui um limite de receita bem restrito, que é de R$ 81 mil ao ano.

Dependendo de quanto o seu e-commerce gera de faturamento, pode ser uma opção mais vantajosa mudar o seu tipo de empresa, dar baixa no MEI e criar um novo CNPJ. Isso permite que o seu negócio fature mais, ainda que seja necessária a emissão de nota fiscal em todas as vendas.

Conheça os tipos de nota fiscal eletrônica!

Como qualquer pessoa que trabalha com o comércio virtual deve saber, a nota fiscal eletrônica é uma versão mais simples, eficiente e prática de gerar esse documento tão importante.

Esse documento eletrônico possui uma série de modalidades diferentes. Veja quais são as principais às quais um comerciante deve estar atento:

  • Nota fiscal de produto eletrônica (NF-e);
  • Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e);
  • Conhecimento de transporte (CT-e);
  • Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e).

A NF-e é a versão mais básica da nota fiscal eletrônica existente para o comércio, e deve ser gerada por todo comerciante ao vender um produto, para que seja armazenada com cuidado, para propósitos fiscais.

A NFC-e, por outro lado, é a contraparte desse documento, que deve ser entregue ao consumidor no ato da compra, nas situações em que isso é exigido. Para isso, o estabelecimento comercial deve ser registrado na Secretaria da Fazenda do seu estado, já que ela é responsável pela emissão da nota fiscal.

Enquanto isso, o CT-e é um documento restrito à prestação de serviços por transportadoras. Se você adquire os itens do seu e-commerce para revender, é possível que esbarre nesse documento em algum momento da sua profissão!

Por fim, temos a NFA-e, que é uma versão avulsa da NF-e, voltada para aqueles que não têm necessidade de emitir nota fiscal com muita frequência, ou seja, para o MEI. Em cada unidade federativa, as Secretarias da Fazenda costumam ter um portal próprio para viabilizar esse processo, então cabe ao comerciante executar esse procedimento!

Entenda os benefícios da emissão de nota fiscal eletrônica para o seu e-commerce!

A geração física de notas fiscais é bastante trabalhosa, e a adoção da NF-e e suas variações acaba sendo bem vantajosa para o empresário. No caso de um e-commerce, isso não poderia ser diferente. Entenda quais são os benefícios:

Praticidade no processo de emissão

Emitir nota fiscal eletrônica é um processo muito rápido, mesmo quando comparado ao preenchimento de uma NF manual! Desde que você conte com uma conexão de internet confiável, existem poucos riscos de falha na emissão, e eles ainda são ínfimos quando comparados às desvantagens de notas físicas.

Facilidade de armazenamento

Uma das questões mais desagradáveis da gestão de negócios há alguns anos era a necessidade de arquivar papéis e livros referentes a documentos físicos. Com a digitalização de grande parte dos processos empresariais, incluindo a emissão de nota fiscal eletrônica, você reduz os riscos e as dificuldades referentes a isso!

Sem precisar gastar com gavetas, armários e pastas, você consegue armazenar cada NF-e de forma segura e prática, podendo acessar seus arquivos de forma muito mais rápida.

Conveniência para a gestão contábil do seu e-commerce

A nota fiscal eletrônica, além de toda a conveniência para o consumidor e para o comerciante, ainda facilita a vida do gestor no que diz respeito a computar os ganhos e os impostos recolhidos.

Esse documento digital torna mais fácil o seu controle de fluxo de caixa, bem como todos os processos referentes à gestão tributária, que é uma importante e complicada obrigação de todo empreendedor.

Emissão de nota fiscal para e-commerce: como fazer corretamente

Agora que você já sabe sobre as obrigações referentes à emissão de nota fiscal e os benefícios da forma eletrônica desse documento, é hora de saber como executar esse processo de forma correta no seu e-commerce.

Abra um CNPJ para o seu comércio virtual

Se você deseja transmitir confiança aos seus clientes, é preciso pôr em prática medidas que efetivem o seu comércio virtual como uma empresa, não apenas uma página de Instagram. E para isso, criar um CNPJ é essencial.

Não apenas como medida de confiabilidade, mas a formalização é fundamental para emitir a nota fiscal. Sendo assim, é preciso escolher a maneira pela qual isso será feito.

Para quem deseja se tornar MEI, o Portal do Empreendedor é o caminho certo. Para quem quer abrir outro tipo de empresa, é preciso criar um contrato social e efetuar o registro na Junta Comercial do seu estado. Somente após a verificação do seu e-commerce por esse órgão público é que é possível abrir um CNPJ. Neste caso, esse processo é feito pelo Portal Redesim.

Obtenha um certificado digital para emitir a nota fiscal eletrônica com mais facilidade

A emissão de nota fiscal eletrônica é um processo muito mais fácil quando o comerciante em questão possui um certificado digital. Esse dispositivo viabiliza a geração do documento fiscal por estar vinculado ao CNPJ da sua empresa.

Como o certificado digital funciona como uma assinatura digital da pessoa jurídica, ele serve como um “carimbo” de segurança na NF-e gerada pelo seu e-commerce. Isso reduz drasticamente as chances de fraude!

Faça a Inscrição Municipal e Estadual

Parte importante do processo de formalização de uma empresa é a Inscrição Municipal. No entanto, para emitir a nota fiscal eletrônica, é preciso também fazer o registro com o órgão estadual.

Isso é importante porque quem gera a NF-e é a Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado, não do município. Neste caso, registre-se na Sefaz da sua unidade federativa, além de fazer a inscrição com a prefeitura da sua cidade, que é necessário para certas modalidades de e-commerce, especialmente para quem não é MEI.

Obtenha um software que conecte o seu site com a ferramenta de emissão nota fiscal

Não importa qual seja sua plataforma de vendas, é preciso fazer com que a emissão de nota fiscal seja rápida. Para isso, é importante fazer uso de uma ferramenta que conecte a sua loja virtual com a sua ferramenta de emissão de NF-e.

Isso permite que esse processo seja automatizado, conferindo confiabilidade e agilidade para o seu e-commerce. Muitos consumidores veem isso como um diferencial extremamente positivo!

Leia mais: Abrir um e-commerce: como uma contabilidade pode te ajudar a ter sucesso

Lembre-se de emitir a nota fiscal de venda para o cliente!

Como já dissemos, não é somente para a própria contabilidade e gestão fiscal que a emissão de nota fiscal é importante. Ela também é essencial para o cliente, seja como forma de registrar os próprios gastos ou como documento de recibo, que pode ser usado caso queira fazer uma troca ou devolução do produto comprado.

É aí que entra a emissão da NFC-e, que é a nota fiscal eletrônica do consumidor. Para gerá-la de maneira prática, é preciso ter o cadastro com a Sefaz, o certificado digital e uma estruturação ideal para esse processo.

Além de uma boa conexão de internet, é ideal que seu e-commerce esteja equipado com uma impressora, já que alguns clientes ainda preferem receber o produto com uma cópia física da NFC-e. Ainda que seja solicitada a impressão, é ideal realizar o envio de uma cópia por e-mail!

Lembre-se também de fazer o cadastro de todos os produtos que sua loja virtual vende, assinalando seus preços de venda no sistema utilizado para a emissão da nota fiscal eletrônica. Desta forma, isso facilita o cálculo de detalhamento de impostos, que precisa sempre constar na NFC-e.

Caso você tenha funcionários no seu comércio virtual, responsáveis por essa parte da finalização de vendas e gestão de documentos, é importante treiná-los nesse processo. Isso porque, para cancelar uma venda depois da emissão de nota fiscal, o prazo máximo é de 24h. Se você demorar a perceber o erro de um colaborador, esse prazo já pode ter passado!

Conte com apoio de uma contabilidade especializada em e-commerces!

Em qualquer segmento do mercado, quem deseja ter o próprio negócio precisa estar equipado para enfrentar diversos desafios e adversidades. Nesse contexto, é importante ressaltar que uma contabilidade especializada no seu segmento de mercado é um diferencial ideal para quem quer se destacar no mercado!

Ou seja, se você é dono de um comércio virtual, a melhor solução é buscar apoio de uma contabilidade para e-commerces, que é o caso da MF Consultoria Contábil! Além de auxiliarmos com a sua gestão financeira e com o cumprimento das suas obrigações tributárias, ainda ajudamos na obtenção de um certificado digital.

Entre em contato conosco e saiba como podemos agilizar os seus processos empresariais e ajudar você a emitir notas fiscais eletrônicas da maneira correta!

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