O que é a gestão de documentos? Veja e entenda o processo

A gestão de documentos é uma das principais ferramentas de gestão de processos inerentes a geração e armazenamento das informações de propriedade ou responsabilidade da organização.

Segurança e praticidade de acesso a informações úteis para empresa são duas das principais motivações para estabelecer a gestão e controle documental na sua empresa.

Dentre todos os processos de gestão empresarial, há que se destacar apropriadamente o gerenciamento das informações geradas por uma empresa, criadas e armazenadas em documentos.

A gestão de documentos é um procedimento vital para o crescimento e prosperidade de uma empresa. Ela direciona a forma como informações são geradas e armazenadas pelo negócio, assim como o que é feito com as mesmas no decorrer do tempo.

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O que é o processo de gestão de documentos?

A gestão documental consiste na metodologia adotada na  formulação, armazenagem e utilização das informações geradas a partir dos fluxos de trabalho no cotidiano da operação de uma organização..

Com a prática de controle documental bem estabelecida, informações geradas pelos mais diversos setores da sua empresa resultam em dados e informações uniformes, criadas e registradas em conformidade ao processo padronizado da organização.

Essas informações, uma vez padronizadas, são armazenadas em um ambiente de acesso comum, com padrões rigorosos para o cadastramento e documentação.

Assim, todas as informações ficam à disposição daqueles que necessitarem buscar por elas, encontrando-as de forma rápida e, sobretudo, consistente.

objetivos da gestão de documentos

Como a gestão de documentos beneficia as empresas?

A gestão de documentos torna mais simples, objetiva e metódica a geração e o cadastramento de informações essenciais para o planejamento tático e estratégico empresarial.

Tomemos como exemplo uma nota fiscal.

Sem o devido cuidado, uma nota fiscal pode ser simplesmente perdida em um fluxo de comunicações, prejudicando, como resultado dessa perda, toda a atividade contábil de uma empresa.

Isso, quando feito de forma isolada, pode até causar um ruído entre as equipes de trabalho, mas quando ocorre regulamente, pode causar problemas sérios ao sistema contábil da empresa.

Diante disso e de muitos outros exemplos semelhantes — como orçamentos, contas a pagar ou a receber —, toda empresa tem a necessidade e a urgência de contar com um sistema que possa dar conta de suas informações de forma rápida e segura.

Padronização de processos

Padronizar processos de geração de documentos e do cadastramento de informações relevantes da empresa é fundamental para haver um real controle dos documentos.

Para criar um padrão de anotações e de registro de informações, sua empresa deve contar com um modelo a ser conhecido e utilizado por todas as equipes de trabalho, contendo data, equipe e nome de quem o gerou.

Dessa forma, todos os dados são padronizados, podendo ser utilizados em bancos de dados, por exemplo, ou em iniciativas de tecnologias de informação.

Efetividade nas decisões de gestão

Com documentos organizados e devidamente padronizados, os fluxos informacionais são alimentados de forma coesa, favorecendo a construção de uma base de dados que pode favorecer o processo de tomada de decisões.

Assim, além de mitigar a perda de informações e documentos importantes no cotidiano da organização, as decisões da gestão também acabam se baseando nesses registros.

Isso é o que torna ainda mais essencial adotar uma estratégia para a sua geração e monitoramento dos documentos.

Segurança da informação

Uma empresa, seja ela qual for, tem seu mais valioso e rentável bem alocado nas informações que possui. Por isso, é vital ter uma boa gestão de documentos, de modo a manter a segurança das informações que transitam em sua operação..

Além desse aspecto, manter as informações da sua empresa em segurança, aumenta a confiabilidade dos seus clientes sobre o seu negócio, elevando também a sua credibilidade no mercado.

Quer saber mais sobre os benefícios da gestão de documentos?

Principais fases na gestão de documentos

A gestão de documentos é organizada em três fases essenciais para a criação de um sistema de informações eficiente para a sua empresa:

1. Produção de documentos

A produção de documentos deve obedecer um padrão estabelecido previamente e ser utilizado por todos os colaboradores da empresa.

A padronização dos documentos permite que a empresa possa utilizar sistemas complexos de análise de dados, além de contribuir com a fácil localização dos dados necessários para a realização de tarefas ou de outros processos.

2. Utilização dos documentos

Os documentos, logicamente, são criados para poderem registrar, repassar ou mesmo negociar as atividades e demandas que surgem no dia a dia de uma empresa e, com isso, geram um histórico de todas as atividades ali realizadas.

Assim, a utilização de documentos é nada mais do que o processo de intercâmbio das informações registradas durante a produção da empresa.

3. Destino dos documentos

Uma vez criados e utilizados, os documentos cumprem com a sua razão de existir e necessitam ser arquivados de forma que, sempre que necessário, se possa revisitá-los e reutilizá-los, se assim for requisitado ou demandado.

A gestão de documentos também é essencial para a garantia da existência e preservação desses dados, indispensável em empresas de todos os portes, dado que as informações são o maior produto criado por elas.

Consultoria empresarial para gestão documental e de processos

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como fazer gestão segura de documentos

Conclusão

A gestão de documentos é um processo fundamental para que empresas possam organizar a forma como são produzidos, armazenados e utilizados os diferentes documentos em que informações tenham de ser compartilhadas.

Essencial para que uma empresa possa se organizar, por meio desse processo é possível criar sistemas informacionais uniformes e coesos. Sistema esse que deve favorecer o uso em modelagens de informações para auxiliar as decisões estratégicas com embasamento em dados.

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