Modelagem de Processos: o que é, benefícios e como implantar

modelagem de processos

A modelagem de processos é a representação de todos os fluxos de trabalho existententes em uma empresa e é uma das formas mais úteis de documentar as atividades de um negócio, bem como mantê-lo em constante análise e melhoria

Também chamada de Business Process Modeling (BPM), a modelagem de processos é fundamental para a organização de uma empresa.

Seja para organizar seus fluxos de trabalho, seja para documentá-los, formando um arcabouço documental de um negócio, essa ferramenta é necessária para que se tenha a correta visualização de tudo o que acontece em relação às atividades de uma empresa.

Por meio dessa documentação, é possível refletir de que forma se dá a organização do trabalho, atuando de forma assertiva na melhoria contínua dos seus processos e na excelência de sua produção.

Veja, a seguir, tudo o que você precisa para fazer modelar os processos de uma empresa e quais são os principais benefícios que se pode obter por meio dessa atividade.

Modelagem de Processos de Negócio: o que é?

A modelagem de processos é uma atividade que tem por objetivo compreender os fluxos de trabalho existentes em uma empresa, atuando de forma ativa para melhorá-los.

Essa é uma maneira, portanto, de aumentar a produtividade de uma empresa, desenhando exatamente quais são os fluxos que uma atividade percorre, bem como apurando quais são os responsáveis diretos por cada uma dessas atividades.

Dessa forma, fazer a modelagem dos processos de uma empresa tem como principal objetivo o aumento da sua eficiência, a redução de falhas de comunicação e, sobretudo, a busca por excelência em cada uma das suas entregas.

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Benefícios da modelagem de processos

Dentre os principais benefícios que encontramos ao modelarmos os processos de nossa empresa, certamente nos deparamos com o mais importante deles: A compreensão do que é realmente o nosso trabalho e a finalidade dele.

No entanto, ainda que isso seja sumariamente importante, não encontramos nisso a única qualidade desse processo. Veja, a seguir, outros pontos que se destacam desse momento de observar, repensar e organizar a nossa empresa:

Diminuição de atrasos e aumento da eficiência nas entregas

Um dos principais pontos que se destacam na modelagem do processo de trabalho está relacionada ao fato de que, uma vez tendo ciência do fluxo que as informações percorrem dentro de uma empresa e em suas diferentes equipes, é possível aumentar a eficiência.

Assim, cada um sabe exatamente o que fazer e qual é o sentido exato do que faz em seu trabalho, melhorando, dessa forma, os resultados obtidos tanto por sua equipe quanto pela empresa como um todo.

Padronização dos processos internos do negócio

Outro ponto que se destaca a partir do momento que passamos a fazer a modelagem de tudo o que ocorre dentro da empresa é que um processo não é, apenas, uma proposta do que deve ser feito, mas um reflexo já otimizado do que é feito pelos colaboradores.

No entanto, uma vez documentadas as atividades e os fluxos de trabalho, é possível esperar que tudo sempre siga um mesmo padrão, evitando, dessa forma, erros e falhas processuais que podem comprometer os resultados de toda a empresa.

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Refletir acerca das regras da empresa voltadas aos negócios

Toda empresa deve e certamente tem as suas regras operacionais que, muitas vezes, podem estar desatualizadas ou mesmo em dissonância com aquilo que deve ser buscado pelas equipes de trabalho.

Dessa forma, é fundamental que a empresa possa refletir, com base nos resultados da modelagem dos seus processos, também as suas regras operacionais, buscando sempre pelo aumento de eficiência e pela quebra de engessamentos presentes na operação.

Como fazer Modelagem de Processos em 5 etapas

A modelagem de processos prevê cinco etapas que devem ser observadas, sobretudo para que esses procedimentos sejam resultado do que a empresa já pratica em seu dia a dia, mas que também preveja um mecanismo de ação de melhoria contínua.

Sendo assim, confira agora os passos que devem ser dados para a modelagem dos processos de uma empresa:

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1. Defina a técnica ou abordagem a ser usada

O modelo top-down é aquele que reflete a hierarquia básica da empresa. Assim, a modelagem será resultado de uma decisão a ser refletida pelas equipes de trabalho.

Já a bottom-up é o completo oposto. Nela, se busca a autonomia das equipes e, portanto, a organização da modelagem seria resultado do que as equipes compreendem como ideal nos fluxos de trabalho.

Por fim, o modelo middle-out busca a compreensão de que o conhecimento pode se dar nessas duas direções, sendo resultado do que a gestão determina como daquilo que os colaboradores compreendem como o que melhor se adapta às atividades do dia a dia.

2. Coleta de informações

O passo de coletar informações é fundamental, pois é nesse momento que, uma vez decidida a abordagem, é necessário, seja ela qual for, compreender de que maneira as equipes de trabalho se movimentam e o fluxo que as informações percorrem na empresa.

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3. Diagramação do processo

A partir das informações coletadas, é o momento de desenhar os processos de trabalho em um negócio. Por meio da diagramação deles é possível visualizar rapidamente qual a função de cada equipe na teia de ações diárias dentro da empresa.

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4. Documentação

Por meio da diagramação dos processos de trabalho é fundamental que se documente os processos internos de cada equipe em si, e de como cada um reflete no processo amplo e geral da empresa. Dessa forma, busca-se estruturar o que se observou ao longo da análise.

Outro aspecto fundamental da documentação também é a busca por otimizar os processos percebidos no tempo de análise, melhorando os resultados da empresa e sua organização.

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5. Implementação

A fase de implementação da modelagem de processos está relacionada com a busca pela melhoria contínua de uma organização.

Assim, tudo aquilo que fora percebido enquanto passível de otimização é implementado nessa fase, melhorando, assim, os resultados que poderão ser alcançados pela empresa a curto, médio e longo prazo.

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Conclusão

A modelagem de processos é uma ferramenta essencial para que se possa refletir sobre as atividades de uma empresa, o fluxo que a informação percorre entre as equipes de trabalho e como isso influencia em seus resultados.

Assim, a observância desses fluxos é algo que pode contribuir com a saúde de um negócio, sobretudo na organização de suas demandas e na otimização dos seus resultados.

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