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Por que ter um contador para ajudar na folha de pagamento é importante para a sua empresa?

Gerir qualquer tipo de empresa pode ser uma proposta bem desafiadora. Não apenas porque é importante alcançar o sucesso e gerar lucro, mas também porque existem obrigações bem burocráticas que fazem parte da vida de um empreendedor. Uma dessas questões fundamentais é a folha de pagamento.

Esse documento cumpre um papel de extrema importância dentro de uma empresa, que é o de registrar o pagamento de salários e benefícios para os funcionários. Esse registro tem implicações jurídicas e financeiras dentro do seu negócio e, portanto, não pode ser manejado de forma leviana!

Por isso, ter um contador para ajudar na folha de pagamento acaba sendo uma opção buscada por grande parte dos empresários brasileiros.

Mas por que essa ajuda é tão necessária assim? Como funciona a participação da contabilidade nessa função? Essas são perguntas relevantes que você pode estar se fazendo neste momento, e nós responderemos a todas elas no decorrer deste artigo.

O objetivo da produção deste conteúdo é explicar justamente a importância do contador para a emissão das folhas de pagamento, e quais são os benefícios de contratar um serviço especializado para essa função!

Então leia com atenção e aprenda mais!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento, como já dissemos, é um documento crucial para qualquer empresa, e também para seus empregados. É nele que ficam registrados todos os detalhes referentes à remuneração dos colaboradores de uma pessoa jurídica, o que faz com que ele tenha um enorme valor financeiro, jurídico e trabalhista.

Entre as informações que devem estar contidas na folha de pagamento, podemos citar:

  • Dados pessoais do empregado;
  • CNPJ do empregador;
  • Mês e ano de referência da folha;
  • Salário bruto (que é a base de cálculo do FGTS);
  • Descontos do INSS, vale transporte e outros benefícios;
  • Salário líquido;
  • Salário utilizado como base de cálculo do Imposto de Renda (líquido + desconto do vale transporte);
  • Dados da conta-salário;
  • Data de admissão do funcionário.

Esses são apenas alguns dados básicos que devem compor esse documento. Seu cálculo, porém, pode variar bastante, de acordo com a remuneração de cada membro da sua equipe, com os benefícios oferecidos e com sua carga horária de trabalho.

Isso porque a folha de pagamento também contém o número de dias trabalhados pelo funcionário, suas horas-extras e os descontos referentes ao banco de horas. Tudo isso faz parte de um processo extremamente importante, com o qual todo empreendedor deve ter o extremo cuidado.

Para entender melhor a relevância que esse documento possui para uma empresa (e consequentemente entender por que ter um contador pode ser a melhor solução), confira o próximo tópico do texto!

Qual é a importância da folha de pagamento?

Você pode até estar pensando que a folha de pagamento é apenas mais um registro, e que seu valor é simplesmente para controle dos valores depositados nas contas-salário dos funcionários. No entanto, esse documento cumpre um papel muito importante na relação de trabalho.

Isso porque, desde a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), a folha de pagamento é utilizada como registro dos dias e/ou horas trabalhadas por um funcionário, de modo que não pode ser diferente do que realmente ocorreu. Portanto, os registros do controle de ponto devem estar em acordo com os desse documento!

Qualquer irregularidade na elaboração e emissão da folha de pagamento pode gerar diversos problemas de cunho jurídico e trabalhista para uma empresa, o que torna notável a importância da participação do contador nesse processo.

A gestão desse documento é uma das mais tradicionais soluções oferecidas por escritórios de contabilidade. Ao buscar um serviço que abranja essa função, você garante que esse processo seja executado com mais agilidade, confiabilidade e segurança, sem erros nos cálculos de impostos, benefícios e salário.

Entenda os motivos para ter um contador ao seu lado para resolver essa burocracia!

Por que ter um contador para ajudar na emissão da folha de pagamento?

Tanto o setor financeiro de uma empresa quanto o departamento de pessoal podem ter parte na responsabilidade da geração e cálculo das folhas de pagamento. No entanto, não é realmente necessário tomar tanto tempo desses seus funcionários para lidar com essa função.

Até porque, no caso de um documento que é tão importante, a melhor solução é realmente contar com apoio externo de um contador.

Em casos de erro no pagamento de salário, gestão de banco de horas ou benefícios, sua empresa pode ser alvo de uma ação trabalhista por parte do funcionário afetado. Se o erro tiver vindo de dentro da sua empresa, não há muito o que fazer senão responsabilizar o funcionário que cometeu uma falha pequena.

Você já pode imaginar o transtorno que tudo isso gera, não é verdade? Por isso, a melhor forma de evitar todos esses problemas é buscando o apoio de um contador na hora de gerar as folhas de pagamento.

Por se tratar de um profissional externo e especializado nessa tarefa, ele consegue otimizá-la consideravelmente, e ainda detectar possíveis equívocos que seu departamento pessoal poderia estar cometendo até então.

Paralelamente, a contratação de um serviço especializado pode trazer ainda mais vantagens para o seu empreendimento. Entenda quais são!

Veja também: Assessoria contábil fiscal: o que é, vantagens e por que contratar.

Conheça os benefícios de buscar o apoio de um contador para essa função!

Como você pode ter percebido até aqui, existem muitos benefícios oriundos da contratação de um contador para a elaboração das folhas de pagamento, bem como em outras questões relacionadas aos seus departamentos de recursos humanos e finanças.

Veja a seguir, em detalhe, como sua empresa pode colher excelentes frutos por optar pela terceirização dessa função!

Reduzir a incidência de erros na folha de pagamento

Um dos principais pontos nos quais tocamos ao longo do texto foram os problemas trabalhistas gerados pelos erros que podem acontecer caso uma folha de pagamento seja mal feita.

A contabilidade ajuda consideravelmente a reduzir a incidência dessas falhas, já que essa é uma das suas principais especialidades. Não pense, porém, que estamos dizendo que o contador é um profissional exímio de enganos, com uma mente que funciona igual a uma calculadora!

Não, o contador se destaca na emissão da folha de pagamento justamente por reconhecer que essa função está muito sujeita às chamadas “falhas humanas”. Por isso, ele sabe que a melhor maneira de trabalhar é com o uso de sistemas modernos que digitalizam esses documentos e automatizam seus cálculos.

Tornar mais fácil o trabalho de seu departamento de RH

Se você perguntar a praticamente qualquer funcionário do departamento de recursos humanos (mais conhecido apenas como RH) qual é a tarefa que ele menos gosta de executar, ele responderá que é a elaboração da folha de pagamento.

Em geral, o setor de gestão de capital humano é composto por pessoas com mais habilidades interpessoais, organizacionais, e que querem ajudar sua empresa de uma forma mais ampla, mais voltada para a parte humana, de fato.

Portanto, manter essa parte burocrática e documental como parte das funções de um especialista em RH é desperdiçar seus talentos com uma atividade que os aproveita pouco. Por outro lado, o contador é justamente o profissional que tem experiência e facilidade com cálculos e processos mais organizados desse tipo.

Prevenção de passivos trabalhistas

Você sabe o que são os passivos trabalhistas? Considerando que passivos são todos os valores subtraídos das contas da empresa (despesas e custos de diversos cunhos), então o passivo trabalhista é um gasto originado por problemas nas relações de trabalho.

Estamos falando, portanto, de ações judiciais iniciadas por funcionários ou ex-funcionários. Se você é gestor de um empreendimento e já teve que lidar com problemas relativos à Justiça do Trabalho, já sabe como isso é indesejável. Se ainda não precisou arcar com essa responsabilidade, é melhor evitar ao máximo!

Portanto, para prevenir passivos trabalhistas oriundos de erros nas folhas de pagamento, na gestão de ponto e frequência, e no controle de férias, horas extras e 13º salário, é melhor buscar o apoio de um contador e evitar qualquer dor de cabeça.

A prevenção de passivos (tanto trabalhistas quanto) em outros setores é válida para evitar estresses de natureza jurídica, mas também ajuda a elevar o valor da sua empresa. Para saber mais sobre isso, confira: Valuation: quanto vale uma empresa?

Focar em outras áreas da gestão de pessoas

Sabemos que muitas questões contábeis fazem parte da vida cotidiana de um departamento de recursos humanos. Mas como fazer, então, para que esses profissionais tenham tempo para lidar com outras funções que são igualmente importantes para a sua empresa, se a folha de pagamento toma tanto tempo?

É aí que ter um contador se prova de grande ajuda. Enquanto esse especialista agiliza todo o imbróglio trabalhista e financeiro desse documento, seu setor de RH ganha mais tranquilidade para lidar com diversas outras questões, como:

  • Prospecção de talentos e contratação de funcionários;
  • Implementação de sistemas de ouvidoria e avaliação;
  • Execução de treinamentos, dinâmicas e reuniões de feedback;
  • Realização de atividades para aprimorar o ambiente de trabalho e fortalecer o senso de comunidade entre sua equipe de funcionários;
  • Criação de uma cultura focada em compliance;
  • Gestão de planos de carreira.

Tudo isso parece excelente para o fortalecimento de uma empresa, não é verdade? Para ter essas vantagens ao seu alcance, porém, é preciso que seu departamento pessoal tenha tranquilidade e tempo suficiente para isso, e não lidando com a folha de pagamento!

Agilidade na entrega das folhas

Se você quer evitar atrasos no envio das folhas de pagamento, talvez seja a hora de buscar um contador que seja especializado nesse processo.

Isso porque, com o uso da mão de obra interna para cumprir essa obrigação, isso pode acabar ficando misturado com outras funções dos seus funcionários de RH. Sabemos que as demandas oscilam bastante no cotidiano de uma empresa, mas essa obrigação trabalhista não é algo que pode esperar dessa maneira!

Portanto, contrate logo uma ajuda especializada nessa função!

Tranquilidade para o empreendedor individual

Enquanto estamos falando de departamentos e funcionários, não podemos nos esquecer também das empresas individuais!

Os micros e pequenos empresários nem sempre têm muitos funcionários em suas empresas, mas certamente têm muitas obrigações. Se a gestão das folhas de pagamento ficar reservada a eles, torna-se ainda maior a incidência de erros.

Para quem trabalha com colaboradores temporários, fixos e em regime de alternância, a ajuda de um contador é extremamente valiosa. Não apenas na parte da gestão desse documento, mas também em outros aspectos trabalhistas, financeiros, estratégicos e fiscais.

O empresário individual é uma das categorias mais sobrecarregadas no mundo dos negócios. Portanto, contar com apoio de uma contabilidade deixa de ser uma questão de luxo e se torna mais um diferencial com foco na sobrevivência do seu negócio a longo prazo.

Aproveite para ler também: Investidor anjo: o que é e como ele atua em empresas do Simples Nacional?

Conte com o apoio da MF Consultoria Contábil na gestão das suas folhas de pagamento!

Agora que você já sabe o que é a folha de pagamento e entende a importância desse documento, está na hora de conhecer a contabilidade perfeita para te ajudar a otimizar essa função tão importante para o seu negócio!

Está na hora de conhecer a MF Consultoria Contábil! Somos uma contabilidade completa, que atua na sua empresa em diversos âmbitos, não apenas na resolução de burocracias trabalhistas. Conheça nossas principais soluções:

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