Auditoria Ecommerce: entenda o processo, objetivos e quando fazer!

A auditoria Ecommerce é um serviço que busca analisar e validar os movimentos contábeis de uma empresa e a forma como eles impactam no seu patrimônio

Todas as empresas devem ter um processo contínuo de avaliação dos seus resultados e, ainda, da forma como eles são demonstrados e validados.

É justamente essa a razão de contratar um serviço de auditoria para o seu negócio.

Através dela, é possível compreender como sua empresa caminha, quais são seus reais resultados e, ainda, planejar para onde ela deve ir.

Saiba mais agora sobre este processo!

O que é auditoria Ecommerce?

A auditoria é uma ação movida por auditor interno ou externo, que tem por finalidade fazer um exame detalhado de todas as movimentações financeiras que, de alguma forma, se relacionam com o patrimônio de uma empresa.

Para a realização da auditoria, o profissional irá examinar todas as informações – tanto internas quanto externas – financeiras da empresa, como livros de registros, movimentação de caixa e de contas.

Ainda é possível também que se analise todos os movimentos patrimoniais da empresa, bem como o recolhimento dos diversos impostos que a organização deve fazer no período a ser auditado.

Esse levantamento corresponde a uma necessidade organizacional em relação à sua segurança financeira, jurídica e, ainda, junto dos seus investidores e acionistas, que podem também solicitar que seja feita a auditoria sempre que entendam ser necessário.

Qual a função da auditoria Ecommerce?

A função do auditor é a de verificar, analisar e, ainda, validar as contas de uma empresa, sempre analisando suas entradas e suas saídas, observando o saldo de todas as suas operações e, também, melhorando seus processos internos de controle de Auditoria Ecommerce.

Como a auditoria pode ser feita tanto internamente quanto externamente, as funções de cada tipo de profissional variam conforme o seu vínculo com a empresa a ser auditada.

No entanto, embora haja esses dois tipos de auditor, é necessário frisar que, entre eles, há muito em comum, como, por exemplo, a honestidade e a ética, que devem guiar todas as suas ações frente à uma empresa.

Objetivos, atividades e áreas de atuação de uma auditoria Ecommerce

O principal objetivo de uma auditoria é apurar os resultados e quais foram as informações apresentadas nas demonstrações financeiras e contábeis de uma empresa.

Através de um relatório, é possível também apresentar se a situação patrimonial do negócio é compatível com os números apurados durante a auditoria e, ainda, planejar ações estratégicas com os recursos gerados no processo.

Uma das principais ações de uma auditoria é a de confrontar se os dados publicados em Balanços Patrimoniais e Demonstrações de Resultados de Exercícios correspondem aos apresentados em registros financeiros da empresa, como Demonstrativo de Fluxo de Caixa.

Embora não tão comum, a auditoria também pode verificar processos internos da empresa, como aqueles que estão relacionados diretamente ao fluxo de informações financeiras da empresa, que são fundamentais para assegurar a produção de documentos fidedignos.

Diante disso, todas as áreas da empresa que em algum momento emitem demonstrações financeiras, orçamentos ou tenham realizado compras de insumos, por exemplo, podem ser auditáveis.

Assim, ao contrário do que se pensa, nem só a contabilidade, recursos humanos ou áreas administrativas podem ser auditáveis.

Como esse tipo de auditoria, ainda que seja realizada em vários setores, é possível observar a forma como a documentação contábil da empresa é produzida, uma vez que deve, ela, reunir todas essas informações provenientes de diversas fontes.

Assim, é possível, também, utilizar a auditoria e os resultados por ela produzidos para redefinir estratégias de controle, melhorando não só o fluxo de informação como o seu armazenamento.

Diferenças entre as auditorias fiscal, contábil e financeira

Podemos compreender as diferentes auditorias que podem ser realizadas em uma empresa a partir de suas diferenças. Veja:

• A auditoria fiscal trata da apuração dos valores reais que devem ser destinados ao pagamento de impostos, tributos e quaisquer outra taxa que a empresa deva pagar de acordo com seu faturamento, lucro bruto ou líquido;
• Já a auditoria contábil trata da forma como a documentação da empresa é tratada e se seus valores são correspondentes com aqueles efetivamente gerados pela empresa em um determinado período;
• Por fim, em uma auditoria financeira se avalia como são tratados os controles financeiros de uma empresa, seus valores e documentações comprobatórias.

É importante destacar que todas as modalidades de auditoria – fiscal, contábil e financeira – tratam, de uma forma ou de outra, do capital e das finanças de uma empresa, seja apurando-os, verificando-os e calculando-os a fim de pagar impostos ou tributos.

Quais são os tipos de auditoria contábil?

Existem dois tipos de auditoria contábil, a interna e a externa, e cada uma tem um papel fundamental para a organização de uma empresa.

A auditoria interna é realizada por profissionais contratados pela empresa e que estão alocados em sua área contábil.

Nessa ação, a função desses colaboradores no momento da auditoria interna é verificar se o regimento interno da empresa é cumprido, bem como suas políticas internas para o controle contábil.

Diferente da auditoria interna, a auditoria externa é realizada por uma empresa contratada, que pode ser uma assessoria contábil, que irá examinar as demonstrações contábeis da organização em face do seu patrimônio.

Através dessa análise, também é de responsabilidade da auditoria externa apresentar relatórios ou pareceres contendo os resultados de sua ação e, ainda, indicando os pontos críticos da análise realizada.

Auditoria Interna, como atua?

A auditoria interna é um processo que pode envolver uma ou todas as áreas de uma empresa e é realizada por profissionais treinados e focados em observar processos internos, seja para validá-los ou melhorá-los e deve acontecer periodicamente.

Esse tipo de auditoria pode se estender também para parceiros comerciais, fornecedores e qualquer outra empresa que, de alguma forma, se relacione com a sua, verificando a compatibilidade de processos internos.

E a Auditoria Externa, como funciona?

A auditoria externa é realizada por uma empresa ou por profissionais contratados de forma independente, ou seja, que não fazem parte dos quadros internos da empresa auditada.

Esse tipo de auditoria tem como função a avaliação de processos e da forma como são eles documentados, a fim de verificar a necessidade de se realizar mudanças ou melhorias na empresa, em setores contábeis, financeiros e administrativos, normalmente.

A auditoria externa tem uma função diagnóstica e, sobretudo, preventiva, permitindo que a empresa corrija seu percurso a fim de evitar complicações desnecessárias, como erros em demonstrações contábeis ou pagamento indevido de tributos.

Vale ressaltar que, diferente da auditoria interna, a auditoria externa deve ser realizada anualmente por auditores registrados na Comissão de Valores Mobiliários, segundo a Lei 11.638 de 2007, em empresas cuja receita bruta ultrapasse 300 milhões de reais no ano.

Quais são os benefícios em auditar a contabilidade?

Dentre os principais benefícios para uma empresa que realiza a auditoria periódica de sua contabilidade, podemos destacar:

Identificação rápida de falhas administrativas ou em controles financeiros internos

Como todo o fluxo financeiro de uma empresa deve ser observado por processos, relatórios e demais procedimentos contábeis, é essencial contar com uma autoria, seja ela interna ou externa, a fim de identificar problemas relacionados à apuração das finanças.

Através dos relatórios produzidos pela auditoria, é simples, efetiva e rápida a alteração em processos internos, evitando que erros substanciais aconteçam e afetem a empresa como um todo.

Validar relatórios, documentos e demonstrações contábeis

Através da auditoria também é possível avaliar de forma mais aprofundada os relatórios, documentos ou demonstrações contábeis, uma vez que também cabe ao auditor opinar sempre que necessário sobre a forma como são apurados e demonstrados os valores.

Assim, é possível melhorar os controles internos da empresa, evitando complicações relacionadas ao pagamento de dividendos, de impostos, de distribuição de lucros ou investimentos realizados.

Melhorar os processos contábeis adequando-os a padrões internacionais

Frente à internacionalização ou a investidores estrangeiros, é fundamental que uma empresa tenha sua contabilidade e seus processos contábeis adequados a padrões internacionais, o que a torna mais confiável ante a agentes externos.

Dessa forma, a empresa pode atender perfeitamente aos aspectos legais brasileiros e, ainda, ser tida como uma empresa apta a receber investimentos advindos do exterior, melhorando também a sua imagem no mercado interno.

Operacionalização adequada às leis fiscais

Uma das maiores preocupações do empresariado é, certamente, a carga tributária e, através de processos de auditoria é possível se certificar de que a operação da empresa está de acordo com as leis fiscais brasileiras.

Sem pagar mais imposto do que deveria e sem pagar menos do que o devido, é possível manter as operações da empresa sem qualquer risco de multas e outras sanções motivadas por erros no cálculo tributário.

Como é feita uma auditoria Ecommerce ?

A organização do trabalho de um auditor contábil pode ser feita a partir de quatro pontos que seguem uma ordem lógica para a construção de um bom relatório de auditoria.

Veja, a seguir, como se pode organizar as etapas deste trabalho:

1 – Análise preliminar da documentação contábil de uma empresa

A primeira etapa de um processo de auditoria é aquela em que o auditor observa a documentação da empresa e busca compreender a organização e seus fluxos de informação.

Nesta análise documental também são verificados os documentos internos da empresa, como regimento, manual e os demais registros que visem demonstrar a forma como a empresa guia seus colaboradores para a geração de documentos.

Quais documentos são necessários no processo?

A documentação contábil de uma empresa consiste na reunião de todos os demonstrativos bancários, de investimentos, folhas de pagamento, demonstrativos de fluxo de caixa e nas formulações realizadas posteriormente, como balanço patrimonial e DRE.

As informações que são utilizadas para a realização da DRE, por si só, já fazem parte dos documentos necessários para o processo de auditoria. São elas:

• Receitas operacionais;
• Custo direto da prestação do serviço ou da comercialização de produtos;
• Despesas relacionadas com o serviço ou com a venda do produto – que não estão relacionadas diretamente com a compra de insumos, produtos ou da prestação do serviço;
• Custos administrativos;
• Impostos.

2 – Organização de um fluxo procedimental de autoria

A partir das observações preliminares feitas pelo auditor, é necessário organizar um fluxo de trabalho e de procedimentos que serão estrategicamente desenhados para que seja possível fazer uma auditoria de forma eficiente.

Na organização da estratégia de trabalho é essencial que o auditor faça um levantamento dos principais instrumentos e procedimentos adotados para que se possa compreender e demonstrar os resultados contábeis e como eles impactam no patrimônio do negócio.

3 – Avaliação e testagem dos instrumentos e controles adotados pela empresa

Os controles contábeis adotados por uma empresa impactam não só em seus resultados, mas, sobretudo, na forma como eles são demonstrados e utilizados por outros fluxos de informação.

A auditoria também envolve a testagem desses recursos adotados pela empresa, a fim de verificar se eles convergem, de fato, para a realidade dos resultados do período analisado.

4 – Construção do relatório final da operação e do parecer da auditoria

Através dos resultados obtidos pelas testagens procedimentais da empresa, a fase final da auditoria é a construção de um relatório.

Neste documento devem ser apresentados não só os resultados e pareceres da auditoria em si, mas, também, as adequações recomendadas pelo auditor para uma melhor organização dos trabalhos, sempre acompanhadas por notas que justifiquem as sugestões.

Quando contratar uma empresa de auditoria?

A contratação de uma empresa de auditoria, portanto, de uma auditoria externa, deve ser feita periodicamente, sobretudo a fim de avaliar os processos contábeis, financeiros e administrativos do negócio.

Ainda que isso pareça mais apropriado para empresas de maior parte, ressaltamos o quanto é fundamental ter um controle financeiro e contábil bem feito, inclusive para empresas que estão buscando crescimento.

Destacamos que essa é uma maneira de avaliar a trajetória econômica, planejando de forma mais eficiente a utilização dos seus recursos financeiros e, assim, alcançando maior índice de crescimento anual.

Tão importante para empresas de pequeno e médio porte é para empresas de grande porte, sobretudo porque, conforme vimos, a partir de uma determinada faixa de faturamento, a contratação de auditoria externa se trata do atendimento a uma questão legal.

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Conte com quem sabe como fazer uma auditoria Ecommerce

A auditoria Ecommerce é um serviço essencial para um negócio, seja ele do tamanho que for.

Através dela, é possível fazer a apuração das movimentações financeiras e dos seus registros, criando um relatório que possa assegurar a validade dessas transações e em que se possa analisar o impacto de cada uma delas.

Conforme vimos, o processo de auditoria externa é essencial para que se possa validar os dados gerados por uma empresa na apuração dos seus resultados e da forma como eles impactam na organização.

Por conta disso, é essencial poder contar com uma empresa que realmente saiba como fazer uma auditoria contábil, explorando todos os benefícios da prestação deste serviço para um negócio.