Cálculo de encargos trabalhistas: como fazer, exemplos e dicas

Como calcular encargos trabalhistas?

O cálculo dos encargos trabalhistas desperta dúvidas tanto entre trabalhadores quanto em empresas de todos os portes, que precisam adequar à sua folha de pagamento os mais diversos impostos e taxas que são de direito do empregador.

A fim de garantir os direitos trabalhistas estabelecidos no Brasil, é importante que a empresa saiba exatamente quais são e como calcular os encargos trabalhistas para seus colaboradores ganharem o que efetivamente lhes é devido.

Conheça, hoje, um pouco mais sobre o cálculo de encargos com funcionários mantenha a sua operando em uma condição de legalidade, garantindo o sucesso das suas contratações e o bem-estar dos seus colaboradores.

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O que são encargos trabalhistas?

Os encargos trabalhistas são os tributos que, uma vez definidos por lei, as empresas são obrigadas a fazer o pagamento em benefício dos seus trabalhadores.

Ainda que empresas possam considerar o peso da folha de pagamento muito oneroso, é importante frisar que esses encargos têm uma função social específica, além de suas funções evidentemente trabalhistas.

Assim, os encargos sociais são definidos como todos os benefícios destinados aos trabalhadores de maneira indireta. Isto é, ainda que os colaboradores não se beneficiem diretamente deles, vão se beneficiar um dia.

Já os encargos trabalhistas são todos os tributos que acabam por ser destinados diretamente ao trabalhador. São os valores recolhidos pela empresa e que não seja remuneração salarial, conforme previsão legal.

Encargos trabalhistas por regime de tributação

Como é feito o cálculo de encargos trabalhistas?

A realização do cálculo de encargos trabalhistas depende do enquadramento tributário de cada empresa. Ou seja, se ela está inserido no cadastro do Simples Nacional ou aderiu ao Lucro Real ou Presumido.

Diante disso, é importante ter conhecimento do tipo de regime tributário da sua empresa para, então, conhecer quais são os tributos devidos por sua contratação.

Conheça, agora, os impostos e encargos que incidem sobre as suas opções tributárias e como tirar proveito dessa escolha no momento de mudar seu regime de tributação ou, até mesmo, no momento de abrir a sua empresa.

Simples Nacional

O Simples Nacional enquadra empresas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões, o que abrange pequenas empresas e microempresas, portanto.

Por se tratar de empresas com faturamento anual mais baixo, é igualmente mais baixo o valor destinado para os encargos trabalhistas.

Segundo previsão legal, essas empresas são desobrigadas a recolher os seguintes benefícios:

  • INSS Patronal;
  • Seguro por acidente de trabalho – SAT;
  • Salário educação;
  • Contribuições para o sistema S ou Incra.

No entanto, são obrigadas a recolher os seguintes tributos:

  • Fração de férias – 11,11%;
  • FGTS – 8%;
  • Fração do 13º salário – 8,33%;
  • FGTS – provisão de multa para a rescisão contratual – 4%;
  • Benefícios previdenciários (férias, FGTS e descanso semanal remunerado) – 7,93%.

Lucro Real ou Presumido

Todas as empresas com rendimentos anuais maiores do que R$ 4,8 milhões passam a ter de se enquadrar em outros regimes tributários, saindo, portanto, do Simples Nacional.

Para as empresas optantes pelo Lucro Presumido, os rendimentos anuais se limitam a R$ 78 milhões, enquanto o Lucro Real não apresenta nenhum tipo de limitação.

No entanto, são automaticamente obrigadas a aderir ao Lucro Real todas as empresas que atuam na área financeira, como credoras, bancos e seguradoras.

Para essas empresas, as obrigações são as seguintes:

  • Fração de férias – 11,11%;
  • FGTS – 8%;
  • Fração do 13º salário – 8,33%;
  • FGTS – provisão de multa para a rescisão contratual – 4%;
  • INSS Patronal – 20%;
  • Seguro de acidente de trabalho – SAT – 3%;
  • Salário Educação – 2,5%;
  • Sistema S ou Incra – 3,3%;
  • Benefícios previdenciários (férias, FGTS e descanso semanal remunerado) – 7,93%.

Outros gastos adicionais comuns com funcionários

Além dos custos acima descritos, as empresas também costumam manter alguns outros ganhos suplementares em relação ao salário dos colaboradores, como vale refeição, vale alimentação, vale transporte e planos de saúde ou ortodônticos.

Entenda como cada um deles entra no seu cálculo:

Benefícios corporativos

Diferentemente dos tributos e encargos trabalhistas, os benefícios são regidos por um acordo mútuo entre as partes, o empregador e o empregado.

Podemos observar como benefícios corporativos:

  • Vales – refeição, alimentação ou transporte;
  • Pagamento de auxílio para manter a educação dos filhos do empregado;
  • Plano de saúde – geralmente dividido entre empregador e empregado;
  • Plano odontológico – que geralmente tem participação de ambas as partes.

Mais recentemente, o auxílio para pagamento do sinal de Internet também passou a ser uma realidade das empresas que migraram para o home office, além do fornecimento de equipamentos próprios para uso domiciliar do trabalhador.

Treinamentos e desenvolvimento

Os custos com treinamento e desenvolvimento do trabalhador não fazem parte dos encargos trabalhistas e nem vamos nos ater sobre como calcular esse tipo de benefício.

No entanto, esses custos também impactam na conta final sobre quanto um colaborador pode custar para a sua empresa e, portanto, devem ser elencados em sua planilha e cuidadosamente planejados.

Cálculo dos encargos e custo total com funcionário

Exemplo prático: como fazer o cálculo de encargos trabalhistas

Para calcular corretamente os encargos e o custo total de um colaborador, siga o passo a passo:

Para as empresas optantes pelo regime do Simples Nacional, os encargos trabalhistas são:

  • Férias: 11,11%
  • 13º Salário: 8,33%
  • FGTS: 8%
  • Multa para rescisão – FGTS: 4%
  • Previdenciário – 13º Salário, férias e DSR: 7,93%

A partir desses valores, temos como resultado um percentual de 39% sobre o salário que a empresa para ao seu colaborador.

Em um exemplo hipotético, em que o trabalhador recebe R$2.000 como seu salário, o custo trabalhista será o de R$ 787,40 além do valor destinado ao seu salário, totalizando R$ 2.787,40.

Veja, agora, como calcular encargos trabalhistas para o Lucro Real e Lucro Presumido:

  • Férias: 11,11%
  • 13º Salário: 8,33%
  • FGTS: 8%
  • Multa para rescisão – FGTS: 4%
  • Previdenciário – 13º Salário, férias e DSR: 7,93%
  • INSS: 20%
  • SAT: 3%
  • Salário Educação: 2,50%
  • Sistema S e Incra: 3%

Somado o valor de todos os tributos, temos como resultado 68,18%, que, utilizando o mesmo exemplo hipotético anterior, teremos o montante de R$ 1.363,60 em impostos, totalizando em R$ 3.363,60 o valor total, somando impostos e salário.

Como otimizar custos trabalhistas: Veja 4 dicas simples

Agora que já sabemos como fazer o cálculo de encargos trabalhistas, já pudemos conferir como esses valores podem impactar significativamente a rotina de uma empresa.

Veja, a seguir, como fazer com que esse custo possa ser melhor encarado pela empresa, reduzindo suas despesas ao longo do tempo:

1. Escolha do regime tributário adequado

A escolha de um regime tributário que esteja realmente alinhado com o seu faturamento é fundamental para se poder pagar de forma adequada os custos trabalhistas.

Conforme vimos, no Simples Nacional o pagamento dessas contribuições é menor que podemos observar no Lucro Real e no Lucro Presumido.

Assim, é essencial que a sua empresa só saia do Simples Nacional quando houver, de fato, superação no seu faturamento anual.

2. Modelo remuneração e incentivos bem planejados

Ter incentivos bem planejados para a sua empresa é fundamental, sobretudo no que concerne aos acessórios, como vales e planos de saúde.

Eles devem, todos, ser atrativos para que a sua empresa possa se tornar um ambiente de trabalho mais convidativo, mas podem ser, em sua medida e de acordo com previsões legais, comparticipados entre empresa e colaborador.

3. Mantenha equipes “enxutas”

Ter equipes de trabalho que não sejam redundantes também é uma maneira de atenuar o cálculo de encargos trabalhistas ao fim do mês.

Aposte em equipes em que o trabalho pode ser melhor planejado ao invés de mais contratações para as mesmas funções.

4. Contrate uma assessoria trabalhista e previdenciária

Ter uma assessoria trabalhista como sua parceira irá garantir o pagamento de todos os tributos e encargos que a sua empresa possa ter e gerar, contribuindo com o bem-estar dos seus colaboradores e das suas relações de trabalho.

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Conclusão

O cálculo de encargos trabalhistas adequado e associado a boas práticas de controle financeiro empresarial é uma das maneiras de baratear custos e enxugar a operação.

É fundamental para uma empresa saber como conduzir o cálculo das suas obrigações trabalhistas e de forma detalhada, a fim de garantir que haja melhor qualidade nas suas relações de trabalho.

Conhecer as demandas e encargos gerados por sua empresa é fundamental também para o seu planejamento financeiro, contribuindo com uma melhor gestão tributária e administrativa do seu negócio.

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